Átfogó útmutató

Könyvelőiroda marketingje: jobb ügyfél és magasabb díj, nem több munka

Könyvelőiroda marketing telt háznál: hogyan szűrd ki a rossz ügyfelet, hogyan indokold a magasabb díjat, és mit enged a szabály. Lépések, táblázat, forrás.

Szerző: · alapító, Miriad

AI-segítséggel írva, a cikk végén felsorolt forrásokból. Nem jogi és nem adótanács.

Röviden: A könyvelőiroda marketingje telt háznál sem felesleges, csak más a dolga. Nem több érdeklődőt hoz, hanem kiszűri azt, aki nem neked való, és megindokolja a magasabb díjat. Ehhez három dolog kell: kiírt ügyfélkör és díjtartomány, egy rendezett bevezető folyamat, és egy évente megírt, indokló díjlevél. Ügyféladat egyikhez sem kell.

Május közepe van. Az asztalon a beszámolók, a telefonon egy ismeretlen szám. Egy induló kft. ügyvezetője hív, és azt kérdezi, mennyiért könyvelnéd, mert a mostani könyvelője „drága”. Tíz perc után kiderül: a bizonylatokat negyedévente hozná egy dobozban, a díjat pedig a legkisebb ajánlathoz mérné.

Nemet mondasz, és jól teszed. Csak éppen ez volt a héten a negyedik ilyen hívás, és mind a négy a beszámolók elől vitte el az idődet.

A telt házas könyvelő ilyenkor legyint: marketing minek, ha így is vissza kell utasítani ügyfeleket? A kérdés jogos, több ügyfél valóban nem kell. A jobb ügyfél és a magasabb díj viszont kell, és ehhez meglepően kevés marketing elég.

Ez a cikk a kis, néhány fős könyvelőiroda tulajdonosának szól, aki ajánlásból telt házzal dolgozik. Nálam a könyvelőiroda marketingje szűrő: a weboldal, a díjtájékoztató és a levelek előre megmondják, kinek dolgozol, mennyiért és milyen rendben. A részletes cikkek a Könyvelőiroda kategóriában vannak; mindegyikre linkelek ott, ahol a téma előjön.

Mi a könyvelőiroda marketing, ha nem kell több ügyfél?

A könyvelőiroda marketing az a munka, amellyel az iroda még az első hívás előtt megmondja, kinek dolgozik, mennyiért és milyen rendben. Telt háznál a feladata a szűrés és az árazás, az ügyfélszám növelése nem. A feltétel az, hogy a díjaidat, az ügyfélkörödet és a folyamataidat te magad le tudd írni.

Egy jól beállított iroda-marketing három dolgot csinál, és egyikhez sem kell Facebook-poszt:

  • Szűr. A kiírt ügyfélkör és díjtartomány miatt a rossz ügyfél fel sem hív, a jó pedig felkészülten hív.
  • Áraz. Ha az ügyfél előre látja, mi van a díjban, a díjat a munkához méri, a szomszéd könyvelőhöz kevésbé.
  • Tehermentesít. A visszatérő kérdésekre (díj, határidő, iratlista) egy oldal vagy egy levél felel, nem te, telefonon.

Vedd a jól megírt iratlistát, amit az új ügyfél a szerződéskor kap. Senki nem kérdezi meg telefonon, mit hozzon, mert le van írva: bankszámlakivonat, számlák, bérjegyzék, határidővel. A weboldal ugyanezt a munkát végzi el, csak még az első hívás előtt, és itt a marketing kapuőr, nem kikiáltó.

A különbség a hirdetéshez képest az irányban van. A hirdetés kifelé kiabál, és mindenkit behív. A szűrő befelé dolgozik: a meglévő érdeklődésből válogat, és a te idődet védi. Egy telt házas irodának ez az utóbbi kell, és ezért a „marketing” szó sokszor rossz képet ad róla.

Telt ház: miért nem a több ügyfél a szűk keresztmetszet?

A telt házas könyvelőirodában előbb az idő fogy el, mint a kereslet. Minden rossz ügyfél egy jó ügyfél helyét foglalja el, és a díjszintet is lefelé húzza. A marketing feladata ezért az, hogy a meglévő kapacitás a jobb ügyfelekre menjen. Hogy ez magától miért nem oldódik meg, azt a szakma létszáma mutatja.

A piac nagy és szétaprózott. Az Eurostat 2024-es adata szerint Magyarországon 29 276 vállalkozás működött a könyvelés, könyvvizsgálat és adószakértés ágazatában; ebből 21 425 legfeljebb egyfős, 7 409 pedig kettő-kilenc fős volt (Eurostat, 2026). Az ügyfeled tehát rengeteg irodát választhatna. Mégis téged hív, mert valaki ajánlott.

A kínálat közben fogy. Az MKOE és az Egzatik 2021-es felmérésének előzetes eredménye szerint a könyvelők és könyvelőcégek „közel egyharmada rövid távon felhagy” a tevékenységgel, és a válaszadók 24%-a az életkorát jelölte meg okként (Economx, 2021). Régi, előzetes adat, nem előrejelzés. Az iránya viszont egyezik azzal, amit a telt házas könyvelő a saját naptárában lát.

Ha fogy a könyvelő, a sor nem rövidül. A heti négy visszautasított hívás ezt mutatja, de a fontosabb kérdés az, kit utasítottál vissza, és kit tartottál meg. Ha a sorrendet az dönti el, ki hívott előbb, akkor az ügyfélkörödet a véletlen rakja össze.

A raktáros ismeri ezt a helyzetet: a raktár tele van, de a polcok felén hónapok óta ugyanaz az áru áll. Joggal mondja, hogy nincs hely. Csak éppen a hely rossz áruval van tele, és az új szállítmány a kapuban fordul vissza.

Ezt órában érdemes kiszámolni, mert az óra a könyvelő valódi pénzneme.

Példa (szemléltető, nem valós eset): egy háromfős iroda 45 ügyfelet visz. Kilenc ügyfél minden hónapban átlagosan három órával több munkát hoz, mint amennyit a díja fedez: késő bizonylat, utólagos javítás, sürgős telefon a határidő napján. Ez havi 27 óra, nagyjából három és fél munkanap, minden hónapban, díj nélkül.

A saját képleted: a túl sok időt vivő ügyfelek száma szorozva a havi többletórával. Az eredmény az az idő, amit most ingyen adsz oda, és amit egy jobb ügyfél fizetne meg.

„Hozzám csak ajánlással jönnek” — igen, de mit lát az ajánlott ügyfél?

Az ajánlás a könyvelő ügyfélszerzésének gerince marad, a marketing ezt nem váltja ki. Az ajánlott ügyfél viszont döntés előtt rákeres a nevedre, és amit ott talál, az dönti el, felkészülten hív-e, vagy a díjról alkudni. A weboldal és a cégprofil tehát az ajánlást folytatja, nem helyettesíti.

Nem véletlen, hogy a könyvelő ajánlásban gondolkodik: a számok is ezt mutatják. A Chorus Insight 2022-es felmérésében 159 szakmai-szolgáltatás-vásárló felelt arra, hogyan találta meg a jelenlegi tanácsadóját: 48% szájhagyomány, 20% keresőmotor, 8% online hirdetés útján. Az ACCA ezt idézi, és azt tanácsolja, hogy minden új ügyfélnél a bevezetéskor rögzítsd, honnan jött (ACCA Accountancy Business, 2025). Az adat nem csak könyvelőkre vonatkozik, és nem magyar.

Az aránya mégis beszédes. A szájhagyomány viszi a legtöbbet, de ugyanebben a felmérésben minden ötödik vásárló a keresőn át jutott el a tanácsadójához, és az ajánlott ügyfél is használja a keresőt, csak más céllal: ellenőrzésre. Ha a bevezetéskor megkérdezed, honnan jött, egy év múlva a saját irodádra is lesz ilyen arányod, és nem kell a megérzésedre hagyatkoznod.

Az ajánlás tehát az első lépés, a keresés a második. Aki az ismerősétől hallja a neved, a keresőben ellenőrzi. Ha ott nem talál díjat, ügyfélkört és folyamatot, a kérdéseivel téged hív, és a tiédet a legkisebb ajánlathoz méri.

Az ajánlás kinyitja az ajtót. A weboldal dönti el, ki lép be.

Ezt a táblázatot érdemes a saját oldaladdal összevetni:

Kérdés az ajánlott ügyfél fejében Ha ki van írva Ha nincs kiírva
Mennyibe kerül? díjtartomány, és hogy mitől függ telefon, alku, a legkisebb ajánlat a mérce
Kinek dolgozol? cégforma, méret, tevékenység, kettős könyvvitel vagy egyszerűbb mindenki hív, a rossz ügyfél is
Hogyan adom le a bizonylatot? határidő, csatorna, ki a kapcsolattartó az első hónapban tisztázzátok, telefonon
Mi történik határidő előtt? áfabevallás, szja-bevallás, éves beszámoló menetrendje a határidő napján kérdez
Mit nem vállalsz? kimondott kizárások a kizárás vitában derül ki

Hogy mit írj ki és hogyan, azt a könyvelő weboldaláról szóló cikk részletezi. A szűrő logikáját, vagyis hogy a díjtartomány hogyan küldi el az árvadászt a hívás előtt, a könyvelő ügyfélszerzés cikk veszi végig. Ha most nyitsz irodát, a könyvelőiroda neve is ide tartozik, mert azt is beírják a keresőbe.

Mit enged a szabály egy könyvelő marketingjének?

Magyarországon a könyvelő tájékoztathat a szolgáltatásáról, a díjáról és az ügyfélköréről; a valótlan állítás és a hamis értékelés tilos. Könyvelőkre szabott, az ügyvédi szabályzathoz hasonló külön reklámkódexről nincs megbízható nyilvános forrás, ezért az általános fogyasztóvédelmi szabály és a szakmai mérce irányít. Kétes esetben a szöveget jogász nézze meg.

Sok könyvelő ennél is óvatosabb: szerinte a könyvelő nem reklámozza magát, mert az nem illik. A szakma valóban bizalomra épül, és senki nem akar akciós könyvelést hirdető plakátot a kapualjba.

A szabály viszont mást tilt. Az Fttv. feketelistájának 35. pontja tiltja valótlan fogyasztói értékelés beírását vagy megrendelését, a 34. pont szerint pedig ellenőrzés nélkül nem állítható, hogy az értékelők ténylegesen igénybe vették a szolgáltatást (Fttv., hatályos szöveg). A nemzetközi szakmai mérce hasonló: az IESBA-alapú ICAEW-kódex R115.2 pontja szerint a könyvelő a marketingben őszinte és igaz, nem túloz, nem becsmérel, és nem tesz alá nem támasztott összehasonlítást (ICAEW, 2024).

A tilalom tehát a túlzásra és a hamisra vonatkozik. A díjtartomány, az ügyfélkör és a folyamat leírása tény, és a tényből nem lesz reklám attól, hogy kiírod; a túlzásból igen.

Egy amerikai szabály jó próbának is. Az AICPA kódexe félrevezetőnek tartja, ha valaki olyan alacsony díjat hirdet, amelyről előre tudja, hogy később jelentősen emelni fogja (AICPA, 2024). Magyar jogszabályban ilyen tételes tilalomra nincs megbízható nyilvános forrás, ezért itthon mércének vedd, ne előírásnak. Üzletileg viszont itthon is igaz: a csalidíj árérzékeny ügyfelet hoz, és az első díjemelésnél visszaüt.

Mehet a weboldalra Ne menjen
díjtartomány, és hogy mitől függ „nálunk a legkedvezőbb a díj” típusú fölény
kiket vállalsz és kiket nem kitalált vagy rendelt értékelés
a szolgáltatási kör: főkönyv, áfabevallás, bérszámfejtés, havi zárás eredményígéret („kevesebb adót fizetsz”)
a csapat szakképesítése, valósan más iroda becsmérlése

Hogyan lesz a marketingből magasabb könyvelési díj?

A könyvelési díj akkor emelhető nyugodtan, ha az ügyfél látja, mit kap érte, és te látod, melyik ügyfél mennyi időt visz. Ehhez kiírt díjtartomány, írásban rögzített szolgáltatási kör és évente egy indokló levél kell. A díjemelés a kapacitáskorlát válasza, nem bocsánatkérés, és a jó ügyfél ezt megérti.

Az építőipar ezt pótmunkának hívja. Aki a szerződésben nem írta le pontosan, mi van benne, az a pótmunkát ingyen végzi el, és a végén még magyarázkodik is. A könyvelőnél a pótmunka a negyedéves bizonylatcsomag, a határidő napján érkező kérdés, a „csak egy gyors igazolás”. Ami az építőnek a tervrajz, az neked a megbízási szerződés.

Három eszköz dolgozik együtt:

  1. A szolgáltatási kör írásban. A megbízási szerződésben és a bevezető csomagban szerepel, mi van a díjban (például főkönyv, áfabevallás, havi zárás, bérszámfejtés adott létszámig), és mi számít külön munkának. Ezt a bevezető ellenőrzőlista az első hónapra lebontja.
  2. A díjtartomány kifelé. A weboldalon nem kell pontos ár. A sávok és a díjat befolyásoló tényezők elég jelzést adnak ahhoz, hogy a rossz ügyfél ne hívjon.
  3. Az indokló díjlevél befelé. Évente egyszer, előre, a változást megindokolva. A szerkezetét és a mintát a díjemelő levélről szóló cikk adja.

A sorrend számít. Aki előbb emel díjat, és csak utána írja le a szolgáltatási kört, annál a díjemelés önkényesnek látszik. Aki előbb leírja, annál a díj a leírt munka ára.

Ennél a pontnál hangzik el a leggyakrabban: „Ha emelek, elmennek az ügyfeleim.” Az ügyfélkör évek munkája, és senki nem akar egy levéllel rést ütni rajta.

Nézd meg viszont a saját beszállítóidat. A programcég, a bérelt iroda, a nyomtató szervize évente küld egy levelet az új díjról, indoklással, előre. Te sem mondod fel nekik azonnal, mert a szolgáltatás ugyanaz maradt, és a levél megmondta, miért drágul. Az ügyfeled ugyanígy olvassa a te leveledet.

Aki egy indokolt, előre jelzett díjemelés miatt elmegy, az eddig is a díj miatt maradt.

Ez a szűrő másik oldala. A díjemelés után megmaradó ügyfél a munkádért fizet, és ha a levél a rendet is leírta, tőle a bizonylatot is könnyebb időben kérni. Aki elmegy, annak a helye felszabadul, és a sorban álló jobb ügyfél kerülhet oda.

Példa (szemléltető, nem valós eset): ha a 45 ügyfélből a díjemelés után három felmond, és mindhárom a túl sok időt vivők közül való, a havi többletóra 27-ről 18-ra csökken. A felszabaduló kilenc óra egy új, rendesen fizető ügyfél havi munkája lehet.

Hol állsz te magad a jobb ügyfél útjában?

Sok telt házas irodában a díjat és az ügyfélkört a tulajdonos halogatása rögzíti, a piac kevésbé. Aki évek óta nem emelt díjat, és minden érdeklődőt meghallgat, az a saját naptárát adja oda. A jó hír az, hogy ezek a döntések a te kezedben vannak, ezért te is változtathatsz rajtuk.

Vedd elő a tavalyi decemberedet. Telt házzal dolgoztál, és díjlevél mégsem ment ki, mert attól tartottál, hogy elmegy a régi ügyfél. Közben ugyanez a régi, alacsony díjú ügyfél töltötte ki a naptáradat, és miatta mondtál nemet annak az újnak, aki többet fizetett volna. A régi ügyfélhez sokszor évek óta tartó, személyes viszony köt, és ez többet ér egy táblázatnál. A díjat mégis te hagytad a helyén, nem ő.

A díjtájékoztató ugyanígy maradt el. A pontosság a szakmád alapja, ezért minden ügyfélnek szóló mondatot magad akarsz megfogalmazni, a beszámolók pedig mindig előbbre valók. A gyakori kérdés, a díjtartomány és az iratlista viszont nem szakmai döntés: elég, ha a vázlatot jóváhagyod.

Az értékeléseknél a csend dönt helyetted. Az elégedett ügyfelet nem kéred meg, hogy írjon rólad, mert kínos, így az elégedetlen hangja marad a hangosabb. Egyik helyzet sem jellemhiba. Mindháromban döntést hoztál, és a következő díjlevélnél, a következő vázlatnál, a következő elégedett ügyfélnél másképp is döntheted el.

AI a könyvelőiroda marketingjében: mire jó ügyféladat nélkül?

Az AI a könyvelőiroda marketingjében vázlatot készít a te leírt szabályaidból: díjtájékoztatót, gyakori kérdéseket, hírlevelet, díjemelő levelet. Ügyféladat ehhez nem kell, és nyilvános AI-eszközbe nem is kerülhet. A végső szöveget a könyvelő ellenőrzi, ahogy egy gyakornok munkáját, és a szakmai felelősség nála marad.

Az ICAEW 2024-es figyelmeztetése szerint ha az AI-nak adott bemenetben ügyféladat van, nagyon valószínű, hogy ez sérti a titoktartást, a kimenetet pedig úgy kell átnézni, mint egy gyakornok munkáját (ICAEW, 2024). Brit szakmai szervezet, de a titoktartás itthon is a szakma alapja.

Gondolj rá úgy, mint a recepció és a bérszámfejtés szétválasztására. A recepciós tudja a nyitvatartást, az iratlistát és a díjsávokat, és ezekből bárkinek válaszol. A bérlistához nem fér hozzá. Az AI a marketingben a recepciós helyén ül.

Ami ügyféladat nélkül előkészíthető:

  • a díjtájékoztató és a díjsávok magyarázata,
  • a gyakori kérdések oldala (iratlista, határidők, NAV-meghatalmazás menete),
  • az adóváltozás-hírlevél vázlata, a jogszabály vagy a NAV közleménye alapján,
  • a díjemelő levél szerkezete, a te indokaiddal.

Az egészet a könyvelő AI cikk bontja ki, a hírlevél sablonját a könyvelő hírlevél cikk adja. Ha programváltáson gondolkodsz, előbb a folyamatot írd le: erről a könyvelő programok listája szól. A felhős tárolás adatkérdéseit a felhő alapú könyvelő program cikkben vettem sorra.

Az AI a háttérben dolgozik. A neved a szövegen a tiéd.

Mit tegyél: a következő három hónap sorrendje

A sorrendet három hónapra elosztva javaslom, a napi munka mellett, heti néhány órában. Először a díj és az ügyfélkör, aztán a weboldal és a bevezető csomag, végül a levelek. Fordítva a szép weboldal ugyanazt a rossz ügyfelet hozza, csak több kérdéssel. A beszámolószezont érdemes kikerülni vele.

Első hónap: írd le, kinek dolgozol.

  • Sorold fel, milyen ügyfelet vállalsz: cégforma, méret, tevékenység, kettős könyvvitel vagy egyszerűbb nyilvántartás.
  • Írd le azt is, kit nem vállalsz, egy mondattal, indoklással.
  • Nézd át a meglévő ügyfeleidet: melyik visz több órát, mint amennyit a díja fedez.
  • Minden új ügyfélnél rögzítsd, honnan jött: ajánlás, kereső, más.

Második hónap: a szűrő kifelé.

  • Díjtartomány és szolgáltatási kör a weboldalra, a táblázat fenti sorai szerint.
  • Bevezető csomag: iratlista, határidő-naptár, NAV-meghatalmazás, ügyfél-átvilágítás menete.
  • Ha most indulsz, a könyvelőiroda nyitásának feltételei cikk a kötelező listát is végigveszi.

Harmadik hónap: a levelek.

  • Díjemelő levél azoknak, akiknél a legnagyobb a rés a díj és a munka között.
  • Adóváltozás-hírlevél a következő változásra, előre megírt szerkezettel.

Két ha-akkor szabály, amit én a falra tennék:

  • Ha egy érdeklődő a kiírt díjtartomány láttán is a legalsó sávot kéri, de a munkája a felsőbe tartozik, akkor nem a te ügyfeled. Köszönd meg, és mondd meg, miért.
  • Ha egy ügyfél ugyanazt a kérdést évente háromszor kérdezi, akkor a válasz a gyakori kérdések közé kerül, és legközelebb a linket küldöd.

Példa (szemléltető, nem valós eset): a tulajdonos heti két órát, az irodavezető heti egy órát szán rá tizenkét héten át, ez összesen 36 óra. A fedezeti pont egyszerű: számold össze, havonta hány óra elmaradó szűretlen hívás és díjvita kell ahhoz, hogy ez a 36 óra visszajöjjön. A saját számaidat te ismered.

A telt ház nem a marketing vége. Az a pont, ahol a marketing válogatni kezd.

A jövő héten írd fel minden érdeklődő mellé, honnan jött, és mi volt az első kérdése. Péntekre lesz egy számod: hány hívást szűrt volna ki előre egy kiírt díjsáv és ügyfélkör. Ha irodavezetőként a tulajdonosnak készíted elő a díjemelést, ezzel a számmal érvelj, ne a megérzéseddel.

Ha azt szeretnéd, hogy a díjaid, a folyamataid és a gyakori kérdéseid egy helyen, forrással leírva álljanak, erre építettem az üzleti agyat. Abból a kolléga és az AI is dolgozik. Bemutató vagy konzultáció

Gyakori kérdések

Kell marketing egy könyvelőirodának, ha telt házzal dolgozik?

Több ügyfélhez nem kell, a jobb ügyfélhez és a magasabb díjhoz igen. Telt háznál a marketing feladata a szűrés: a kiírt ügyfélkör, díjtartomány és folyamat előre elküldi azt, aki nem neked való, és felkészülten hozza azt, aki igen. Ehhez nem hirdetés kell, hanem egy rendes weboldal, egy bevezető csomag és néhány jól megírt levél.

Kiírhatja a könyvelő a díjait a weboldalára?

Igen. Könyvelőkre szabott külön reklámkódexről nincs megbízható nyilvános forrás; az általános fogyasztóvédelmi szabály a valótlan és a megtévesztő állítást tiltja, a tényt nem. A díjtartomány akkor tisztességes, ha valós: írd mellé, mi van benne, és mitől függ a végleges díj. Ne hirdess olyan alacsony induló díjat, amelyet előre tudod, hogy emelni fogsz.

Mennyi időt kell egy kis irodának hetente marketingre szánnia?

Az első három hónapban heti néhány órát, utána kevesebbet. A nagyobb munka egyszeri: leírni az ügyfélkört, a díjakat, a szolgáltatási kört és a bevezető folyamatot. Ha ez kész, a weboldal, a levelek és a gyakori kérdések ebből készülnek, és csak adóváltozáskor vagy díjemeléskor kell hozzájuk nyúlni. A pontos óraszámot a saját ügyfélköröd és a csapatod mérete adja meg.

Használhatok AI-t a könyvelőiroda marketingjéhez?

Igen, ügyféladat nélkül. A díjtájékoztató, a gyakori kérdések, a hírlevél és a díjemelő levél vázlata a saját leírt szabályaidból készülhet, nyilvános AI-eszközbe pedig ügyféladat nem kerülhet. A kész szöveget te ellenőrzöd, ahogy egy gyakornok munkáját, mert a szakmai felelősség a tiéd marad. Az AI a vázlatot gyorsítja, a döntést nem hozza meg helyetted.

Kérhetek értékelést az elégedett ügyfeleimtől?

Kérhetsz, ha minden ügyfélnek ugyanúgy szól, és nem adsz érte ajándékot vagy kedvezményt. A magyar fogyasztóvédelmi szabály tiltja a valótlan értékelés beírását vagy megrendelését, és azt is, hogy ellenőrzés nélkül állítsd: az értékelők valóban az ügyfeleid. Kolléga, családtag vagy barát ne írjon értékelést. A beérkező véleményre ügyadat nélkül válaszolj.

Mit kezdjek a régi, alacsony díjú ügyfelekkel?

Először mérd meg, mennyi időt visznek havonta a díjukhoz képest. Akinél a munka és a díj közel áll egymáshoz, annál elég az éves díjkorrekció. Akinél nagy a rés, annak írásban, előre és indoklással jelezd az új díjat és az új rendet. Ha ezt nem fogadja el, a megbízási szerződés szerinti felmondás tisztességesebb, mint évekig veszteségesen dolgozni neki.

Források

Kapcsolódó cikkek

Termékek a Miriadtól

PilotAI marketingcsapat, ami ismeri a cégedet

Két munkanap alapozás, és az első szerep még azon a héten dolgozik: megírja a hirdetést, legyártja a képet, figyeli a számokat.

Induló kör: havi 300 000 Ft + áfa

Bemutató vagy konzultáció

Az összes csomag