AI-segítséggel írva, a cikk végén felsorolt forrásokból. Nem jogi tanács.
Röviden: A könyvelési megbízási szerződés nem formaság: ott dől el, ki fizeti meg a késve leadott bizonylatot és a díjon felüli munkát. A minta három kulcspontja a díj (mi van benne és mi külön), a határidő (a tiéd és az ügyfélé) és a bizonylatleadás rendje. Az üzleti tartalmat te írod, a végleges szöveget jogász nézi át.
Május 18-a van, késő délután. Az egyéni vállalkozó ügyfeled egy szatyorral jön, benne az egész évi papír. „Ugye még belefér?”
Belefér. Hétvégén, díjon felül, amit senki nem fizet ki, mert sehol nincs leírva, hogy a két nappal a határidő előtt hozott bizonylat külön munka.
Ilyenkor a szerződés kerül elő, és kiderül, hogy egy letöltött minta, a nevekkel kitöltve. Díj, aláírás, dátum. A bizonylatleadásról egy mondat sincs benne.
Sok könyvelő szerint a szerződés formaság, mert a jó ügyféllel úgyis megegyeznek. Csakhogy a szerződés nem a jó ügyfélnek íródik.
Lent a pontok, amelyek a díj, a határidő és a bizonylatleadás vitáját előre eldöntik. A végleges szöveget jogász nézze át; az üzleti tartalmat viszont csak te tudod megírni. A tágabb kép, vagyis hogy a kiírt rend hogyan vezet jobb ügyfélhez és magasabb díjhoz, a könyvelőiroda marketingjéről szóló pillércikkben van.
Könyvelési megbízási szerződés minta: mely pontokon múlik a vita?
A könyvelési megbízási szerződés minta azt jelenti, hogy a díjat, a határidőket és a bizonylatleadás rendjét írásban rögzíted, mielőtt az első vita kitör. Az én olvasatomban a vita jellemzően két kérdésen fordul: mi volt benne a díjban, és ki késett. A jogi formát jogász adja, a nyolc üzleti pontot te.
| Pont | Mit rögzít | Melyik vitát előzi meg |
|---|---|---|
| Díjban foglalt munka | főkönyv, áfabevallás, havi zárás, bérszámfejtés adott létszámig | „Ez nem volt benne?” |
| Külön díjas munka | igazolások, utólagos javítás, soron kívüli feldolgozás | „Ezt eddig ingyen csináltad.” |
| Díj és díjváltozás | összeg vagy sáv, a változás feltétele, az értesítés ideje | a díjemelés vitája |
| Bizonylatleadás | csatorna, határidő, formátum | a szatyorban hozott év |
| Késés következménye | mi lesz a határidő után érkező bizonylattal | a díj nélküli hétvége |
| Az iroda határideje | mikorra készül el a bevallás, ha minden időben jött | „Miért csak most szólsz?” |
| Külső szoftver, adatkezelés | milyen programban kezeled az adatot | az adatkezelési kérdés |
| Megszűnés, iratátadás | felmondás, az iratok átadásának menete | az átadás vitája |
A beszállítói keretszerződésnél ezt senki nem vitatja. Senki nem köt alkatrész-szállítást egy gyártósorra szállítási határidő és késedelmi feltétel nélkül, mert a késés a sor leállását jelenti. A könyvelőnél a bizonylat az alkatrész, a határidő előtti éjszaka pedig a leállás.
Leírva olcsóbb, mint megvitatva.
A határidő két irányba szól: a tiéd és az ügyfélé
A szerződésben két határidő kell: az ügyfélé a bizonylatleadásra, és a tiéd a bevallásra vagy a beszámolóra. A kettő összefügg, mert a te határidőd csak akkor tartható, ha az övé is az. Ha csak a te vállalásod van leírva, minden ügyféloldali késés a te munkaidődből megy, díj nélkül.
A külső fix pontokat a jogszabály és a NAV adja. A 2026-os szja-bevallási tervezet március 15-től volt elérhető, a bevallási és fizetési határidő 2026. május 20. volt (NAV, 2026).
A kettős könyvvitelt vezető cég az elfogadott beszámolót a mérlegfordulónapot követő ötödik hónap utolsó napjáig helyezi letétbe, ami naptári üzleti évnél május 31. (Számv. tv. 153. § (1)). A belső határidő ezek elé kerül, annyi munkanappal, amennyi a feldolgozáshoz kell.
Példa (szemléltető, nem valós eset): egy kft. éves beszámolójához az irodának tíz munkanap kell, és május 31. a letétbe helyezés napja. A szerződésbe így az kerül, hogy az utolsó hiányzó bizonylat május közepéig érkezik. Ami később jön, azt az iroda soron kívül, külön díjért dolgozza fel, előzetes jelzés után.
A határidő, amit csak te ismersz, nem határidő.
„A szerződés formaság, a jó ügyféllel úgyis megegyezünk” — és a rosszal?
A jó ügyféllel valóban ritkán kell elővenni a szerződést, és egy kis irodában a személyes viszony sokat ér. A szerződés viszont nem a jó napra készül. Arra a napra készül, amikor a bizonylat késik, a díj vitás, vagy az ügyfél továbbáll, és akkor csak az számít, ami le van írva.
Egy NAV-ellenőrzésen sem az számít, mit mondott szóban az ügyfeled a raktárkészletről. Az számít, mi van a bizonylaton. A saját szerződésedre ugyanez a mérce áll.
A szóbeli megállapodás addig tart, amíg mindkét fél ugyanarra emlékszik.
A szakmai mérce is a leírt rend felé mutat. Az amerikai AICPA-kódex szerint mielőtt a könyvelő bizalmas ügyféladatot külső szolgáltatónak ad át, tájékoztatnia kell az ügyfelet, lehetőleg írásban; a szoftver tárhelyére és az adattárolásra ez nem vonatkozik. Ugyanez a kódex előírja, hogy aki ajánlási díjat fizet vagy kap, azt közölje az ügyféllel (AICPA, 2024).
Magyar előírásként egyikre sincs megbízható nyilvános forrás, de a szerződés jó hely mindkét mondatnak. Amit az ügyfél aláírt, arról később nem lepődik meg.
Díjon felüli munka: hogyan írd le, hogy ne legyen belőle vita?
A díjon felüli munkát akkor nem vitatja az ügyfél, ha előre tudja, mi számít annak, nagyjából mennyibe kerül, és mikor szólsz róla. A szerződésben ezért három dolog álljon: a díjban foglalt munka listája, a külön díjas munka példái, és az, hogy a külön munka előtt jelzed a várható díjat.
Itt jön a másik kifogás: „Ha mindent külön számlázok, az ügyfél kicsinyesnek tart.” Van benne igazság, senki nem akar minden telefonhívásért számlát kapni.
A kicsinyesség viszont az utólagos számla. Az előre leírt ár szolgáltatás: az ügyfél választhat, hogy időben hozza a bizonylatot, vagy kifizeti a soron kívüli munkát.
Szemléltető számolás: ha egy ügyfél havonta másfél óra díjon felüli munkát hoz, az évi tizennyolc óra, több mint két munkanap. Tíz ilyen ügyfélnél ez egy hónapnyi munkaidő egy része, díj nélkül. A saját képleted: díjon felüli óra havonta, szorozva tizenkettővel és az érintett ügyfelek számával.
Ami nincs leírva, azt ajándékba adod.
Melyik pontot hagytad ki eddig, és miért?
A szerződésből többnyire nem a díj hiányzik, hanem a késés rendje és a díjon felüli munka listája. Ezek a kellemetlen pontok, mert az ügyfél jövőbeli hibájáról szólnak. Aki kihagyja őket, a vitát nem kerüli el, csak elhalasztja, és a határidő napjára teszi, amikor a legkevesebb ideje van rá.
Vedd elő a legrégebbi ügyfeled szerződését. Szerepel benne, mi történik, ha a bizonylat késik? Ha nem, akkor minden késésnél újra te döntöd el, hogy elnyeled-e.
Évek óta ugyanígy döntesz, és van benne jóindulat: nem akartad a régi ügyfelet egy új papírral terhelni. Csak a jóindulat közben díj nélküli munkává vált, és ezt az ügyfél nem is tudja, mert sosem mondtad ki.
A hallgatásnak itt ára van.
Mit tegyél: a következő szerződés előtt
A következő új ügyfél előtt vedd elő a mostani mintádat, és vesd össze a nyolc ponttal. Ami hiányzik, azt üzleti nyelven írd meg, aztán a teljes szöveget jogásszal nézesd át. A régi ügyfeleknél a módosítást a következő díjlevéllel együtt küldd ki, röviden indokolva.
- Összevetés. A mostani szerződésed mellé tedd a nyolc pontot, és jelöld, melyik hiányzik.
- Díjban foglalt munka. Tételes lista, létszámmal a bérszámfejtésnél.
- Határidők. A külső fix pontok és elébük a belső határidő, munkanapban.
- Késés. Mi történik a később érkező bizonylattal, és mikor jelzed a díjat.
- Jogi átnézés. A végleges szöveg jogászhoz megy, mielőtt bárki aláírja.
- Régi ügyfelek. A módosítás a díjlevéllel megy ki.
A szerződéskötés napja egyben az ügyfél-átvilágítás napja is; ennek lépéseit a pénzmosás elleni szabályzatról szóló cikk írja le. Ha a díjat és a rendet már a hirdetésben kimondod, kevesebb meglepetés éri az ügyfelet a szerződésnél; erről a könyvelőiroda hirdetés cikk szól. A díjlevél szerkezetét a könyvelési díj emeléséről szóló cikk adja.
Amit a szerződés nem mond ki, azt a határidő napján te fizeted meg.
A héten döntsd el, melyik egy pont kerül be a következő szerződésbe elsőként: a késés rendje vagy a díjon felüli munka listája.
Ha a szerződéseket az adminisztrátor készíti elő, a nyolcpontos táblázatot vele együtt nézd át.
Ha a díjoldalad és a szolgáltatási oldalad szövegét is rendbe tennéd, a szövegírói prompt-csomag a vevőid saját szavaiból indul: Kérj értesítést
Gyakori kérdések
Mi kerüljön egy könyvelési megbízási szerződésbe?
Üzleti oldalról nyolc pont: a díjban foglalt munka, a külön díjas munka, a díj és a változásának feltétele, a bizonylatleadás rendje, a késés következménye, az iroda határideje, a külső szoftver és az adatkezelés, valamint a megszűnés és az iratátadás. A jogi formát, a felelősségi és a felmondási pontokat jogász írja meg vagy nézze át, mert a minta nem ismeri a te irodád kockázatait.
Hogyan rögzítsem a késve leadott bizonylat következményét?
Írd le a belső határidőt, ameddig a bizonylatnak be kell érkeznie, és azt, mi történik a később érkezővel: a következő időszakban dolgozod fel, vagy soron kívül, külön díjért. Hogy pontosan milyen következmény köthető ki, azt jogász mondja meg. A lényeg, hogy az ügyfél előre tudja, és ne a határidő napján halljon róla először.
Módosítsam a régi ügyfelek szerződését is?
Ha a régi szerződésből hiányzik a díjon felüli munka vagy a késés rendje, érdemes. Jó alkalom erre az éves díjlevél, mert az ügyfél ilyenkor amúgy is a feltételeket olvassa. A módosítást röviden indokold: mi változik, mitől lesz kiszámíthatóbb a közös munka. A szöveget itt is jogász nézze át, mielőtt kiküldöd.
Megírhatom a szerződést AI-val?
A vázlatot igen, a saját szolgáltatási körödből, díjsávjaidból és határidőidből, ügyféladat nélkül. Az AI gyorsan rendbe teszi a pontokat és egységesíti a nyelvet. A végleges szöveget viszont jogász nézze át, mert a vázlat nem tud a te irodád kockázatairól, és a felelősség a tiéd marad. Ügyféladatot nyilvános AI-eszközbe ne másolj.
Források
- NAV Sajtószoba, „Indul a 2026-os szja-szezon”, 2026. https://nav.gov.hu/sajtoszoba/hirek/Indul_a_2026-os_szja-szezon
- Jogtár, 2000. évi C. törvény a számvitelről (Számv. tv.), hatályos szöveg, megnyitva 2026. https://net.jogtar.hu/jogszabaly?docid=a0000100.tv
- AICPA, „AICPA Code of Professional Conduct” (a Minnesota Society of CPAs másolata), 2024. https://www.mncpa.org/mncpa/media/Documents-Shared/about-mncpa-info/AICPA-code-of-conduct.pdf