AI-segítséggel írva, a cikk végén felsorolt forrásokból.
Röviden: A könyvelő programok listája irodavezetőnek kategóriákból áll: főkönyvi program, bérszámfejtés, bizonylatgyűjtés, munkaszervezés, aláírás, AI-asszisztens. A váltás előtt azonban a folyamatot kell leírni. A program a leírt lépést gyorsítja, a le nem írtat nem, ezért a kézi munka ott marad, ahol ma is van.
„Melyik programra váltsunk?” Ezt kérdezi az irodavezető a harmadik bemutató után. A képernyőn a bizonylat magától kerül a helyére, a havi zárás egy gomb, és minden bemutató azt sugallja, hogy a csere után kevesebb lesz a kézi munka.
Aztán jön a második hónap. Az ügyfél ugyanúgy e-mailben, fotón és papíron küldi a bizonylatot, a kolléga ugyanúgy kézzel válogat, csak most egy új felületen. A váltás közben április volt, a beszámolók mellett. A kézi munka nem tűnt el, csak költözött.
A kérdésre itt nem programnév a válasz. Nem rangsorolok, hanem végigveszem, milyen kategóriákból áll egy iroda szoftverkészlete, és mit írj le, mielőtt bármelyiket lecseréled. A program csak eszköz az iroda rendjében; a rend egészéről a könyvelőiroda marketingjéről szóló pillércikk szól.
Könyvelő programok listája: a kategóriák, amelyekből egy iroda összeáll
A könyvelő programok listája az irodában ritkán egy program, inkább hat-hét kategória: főkönyvi és könyvelő program, bérszámfejtő, számlázás és Online Számla kapcsolat, bizonylatgyűjtő ügyfélportál, munkaszervező, elektronikus aláírás és AI-asszisztens. A váltás kérdése mindig az, melyik kategória akasztja meg a folyamatot.
| Kategória | Mire való | Mit kérdezz, mielőtt váltasz |
|---|---|---|
| Főkönyvi és könyvelő program | főkönyv, számlarend, áfabevallás, éves beszámoló | hogyan viszi át a régi évek adatait? |
| Bérszámfejtő | bérszámfejtés, járulékbevallás | ugyanaz a program, vagy külön, és hogyan beszélnek egymással? |
| Számlázás, Online Számla kapcsolat | kimenő és bejövő számlák átvétele | a bejövő számla magától jön, vagy a kolléga tölti le? |
| Bizonylatgyűjtő ügyfélportál | az ügyfél feltölti a bizonylatot | használja-e az ügyfeled, vagy marad az e-mail? |
| Munkaszervező | határidők, feladatok, ki mit csinál | a havi zárás lépései beírhatók-e sablonként? |
| Elektronikus aláírás | megbízási szerződés, meghatalmazás | elfogadja-e a partner, akinek kell? |
| AI-asszisztens | levélvázlat, összefoglaló, gyakori kérdések | hova kerül az adat, és mi nem mehet bele? |
Az amerikai kis irodák eszközeit a Journal of Accountancy 2026-os összeállítása így sorolja: QuickBooks, Karbon, ClickUp, Microsoft Power Automate, Adobe Sign, ChatGPT, Copilot, Gemini (Journal of Accountancy, 2026). Ezek nem a magyar piac programjai. A kategóriák viszont ugyanazok, és a lista még a könnyű rész.
Miért nem a program a szűk keresztmetszet?
A program a leírt folyamatot gyorsítja, a le nem írtat nem. Ha a bizonylat ma három csatornán, késve és hiányosan érkezik, az új program ugyanezt kapja, csak más felületen. A kézi munka jó része szerintem a beérkezés rendetlenségéből jön, és azt az ügyféllel kötött rend oldja meg, a szoftver kevésbé.
Ezt a beszámolóból ismered: ha a leltár hibás, a gyorsabb zárás csak hamarabb viszi a hibát a mérlegbe. Előbb a leltárt teszed rendbe, mert a zárás nem válogat.
A szakmai felmérések is a változáskezelést teszik előre. Az AICPA PCPS 2026-os felmérése szerint az egyéni könyvelőknél és a 2–10 szakembert foglalkoztató cégeknél az adójogszabályok bonyolultsága a fő jelenlegi gond, a kiberbiztonság és az adatvédelem a felső ötben van. Öt évre előre minden méretben a technológia és az AI miatti változás kezelése a vezető kérdés (CPA Practice Advisor, 2026).
Amerikai minta. A „változás kezelése” szó viszont pontosan a folyamatot jelenti, nem a licencet.
„A régi program a baj” — igen, de mit csinál ma a kolléga kézzel?
A régi program lehet tényleg lassú, de a váltás csak akkor csökkenti a kézi munkát, ha tudod, melyik lépés kézi és miért. Írd le egy bizonylat útját az ügyféltől a bevallásig, lépésenként, és jelöld, hol nyúl hozzá ember. A kézi lépések egy része sokszor nem a programon múlik.
Aki naponta egy lassú programmal dolgozik, az joggal várja a cserét. A kérdés viszont az, mit csinál a kolléga a programon kívül. Letölti a csatolmányt, átnevezi, megkeresi a hiányzó bizonylatot, telefonál az ügyfélnek, beírja a határidőt egy füzetbe. Ezekből az új program néhányat kivált, a telefont nem.
Sok irodában ennek a fordítottja hangzik el: nincs idő leírni a folyamatot, ezért inkább programot vesznek. A bevezetés viszont úgyis kéri. A programcég első kérdése az lesz, hogyan dolgoztok ma. Ha erre nincs leírt válasz, a bevezető tanácsadó a saját mintafolyamatát állítja be, és a kolléga ahhoz igazodik, nem fordítva.
A folyamatleírás tehát nem papírmunka, hanem a váltás tervrajza.
Mikor ne válts könyvelő programot?
Ne válts programot a beszámoló- és a bevallási szezonban. Naptári üzleti évnél a beszámoló letétbe helyezése május 31-re esik, a 2026-os szja-bevallás határideje május 20. volt, ezért a tavaszi hónapok a lehető legrosszabbak egy párhuzamos futásra. A nyár és a kora ősz alkalmasabb a váltásra.
A forrás: a számviteli törvény 153. § (1) szerint a kettős könyvvitelt vezető cég az elfogadott beszámolót a mérlegfordulónapot követő ötödik hónap utolsó napjáig helyezi letétbe (Számv. tv.); naptári üzleti évnél ez május 31. A NAV szerint a 2026-os szja-bevallási tervezet március 15-től volt elérhető, a bevallási és fizetési határidő 2026. május 20. (NAV, 2026).
A szezon nem kísérletezésre való: egy váltás legalább egy havi zárást igényel párhuzamosan a régi és az új programban, hogy az eltérés kiderüljön. Ezt én egy csendes hónapra tenném, és a kollégák szabadságát is ahhoz igazítanám.
Mit tegyél: folyamatleírás a váltás előtt
A váltás előtt egy oldalon írd le a bizonylat útját, a havi zárás lépéseit és a határidő-naptárt, és jelöld a kézi lépéseket. Ezzel a lappal menj a bemutatóra, és minden lépésnél kérdezd meg, mit csinál ott a program. Ahol a válasz bizonytalan, ott a kézi munka marad.
- A bizonylat útja: honnan jön (e-mail, portál, papír, fotó), ki veszi át, hova kerül, mikor könyvelik.
- A havi zárás lépései: sorrendben, felelőssel és határidővel; az áfabevallás és a bérszámfejtés külön sorban.
- A kézi lépések jelölése: minden lépés mellé egy betű: K (kézi), P (program), V (vegyes).
- Kérdéslista a bemutatóra: a táblázat jobb oldali oszlopa, a te lépéseidre fordítva.
- Az ügyfél oldala: milyen rendet kérsz tőle a bizonylatok leadására, és ezt hogyan írod le neki. Ezt az új ügyfél bevezetéséről szóló cikk részletezi.
Példa (szemléltető, nem valós eset): egy háromfős irodában havonta 40 ügyfél bizonylata érkezik. A folyamatleírásból kiderül, hogy ügyfelenként átlagosan 25 perc megy el a csatolmányok letöltésére, átnevezésére és a hiányzó darabok bekérésére. Ez havi nagyjából 17 óra. Ha az új program ebből csak a letöltést és az átnevezést veszi át, a bekérés ideje megmarad, amíg az ügyfelek nem portálon küldenek.
A képlet a te irodádra: (ügyfelek száma) × (percek ügyfelenként a programon kívül) ÷ 60 = havi kézi óra. Ezt a számot vidd a bemutatóra.
Ha a program felhőben futna, az adatkérdéseket külön végig kell kérdezni. A kérdéslistát a felhő alapú könyvelő program cikkben írtam le.
Új programot venni egyszerű, a régi rendetlenséget otthagyni nem.
A következő bemutatón egy kérést tegyél az asztalra: mutassák meg a ti bizonylatotok útját, a ti lépéseitekkel, ne a mintacégét. Amit ott nem tudnak megmutatni, az a második hónapban is kézi munka marad.
Ha a folyamataidat, a határidőidet és a szabályaidat egy helyen, forrással leírva szeretnéd látni, hogy abból dolgozzon a kolléga és az AI is, erre építettem az üzleti agyat. Bemutató vagy konzultáció
Gyakori kérdések
Melyik könyvelő programot válasszam?
Azt, amelyik a te leírt folyamatodat a legkevesebb kerülőúttal viszi végig. Ezt csak akkor tudod eldönteni, ha előbb leírod, hogyan jut el ma egy bizonylat az ügyféltől a főkönyvig, ki mit csinál vele, és hol akad el. A leírt lépésekkel menj a bemutatóra, és minden lépésnél kérdezd meg, mit csinál ott a program, és mit a kolléga.
Mikor érdemes könyvelő programot váltani?
Szezonon kívül, és nem a beszámolók vagy a bevallások határideje előtt. Egy naptári üzleti évű ügyfélkörnél a beszámoló letétbe helyezése és az szja-bevallás határideje is a tavaszra esik, ezért a váltást a nyárra vagy kora őszre tervezném. A régi és az új program párhuzamos futására is hagyj időt.
Mit kérdezzek a programcégtől a bemutatón?
Három dolgot mindenképp: hogyan kerül be a bizonylat az ügyféltől, hogyan viszi át a régi adatokat, és mi történik az adataiddal, ha később váltanál. Kérdezd meg azt is, ki segít a bevezetésben, és mennyi idő alatt tanulja meg egy kolléga. A választ a saját folyamatleírásod lépéseihez mérd, ne a bemutató példáihoz.
Csökkenti egy új program a kézi munkát?
Csak azt a kézi munkát, amelyet előre leírtál, és amelyre a program tényleg megoldást ad. Ha a bizonylatok ma is hiányosan, késve és különböző csatornákon jönnek, az új program ezt a rendetlenséget gyorsabban viszi tovább. Előbb a beérkezés rendjét rögzítsd az ügyfelekkel, utána válassz programot.
Források
- Journal of Accountancy (Anita Dennis), „Real-life ways small firms use AI”, 2026. https://www.journalofaccountancy.com/issues/2026/aug/real-life-ways-small-firms-use-ai.html
- CPA Practice Advisor, „AICPA Survey Cites Change Management for Technology and AI as Top Long-Term Issue Facing Accounting Firms”, 2026. https://www.cpapracticeadvisor.com/?p=185547
- Jogtár, 2000. évi C. törvény a számvitelről (Számv. tv.), hatályos szöveg, megnyitva 2026. https://net.jogtar.hu/jogszabaly?docid=a0000100.tv
- NAV Sajtószoba, „Indul a 2026-os szja-szezon”, 2026. https://nav.gov.hu/sajtoszoba/hirek/Indul_a_2026-os_szja-szezon