Könyvelési díj emelése: a levél, ami megindokolja, és amit a jó ügyfél megért

Könyvelési díj emelés levél telt házas irodának: miért a kapacitáskorlát a díjemelés oka, a levél öt része, kitöltött minta, és a menetrend a kiküldésig.

Szerző: · alapító, Miriad

AI-segítséggel írva, a cikk végén felsorolt forrásokból. Nem jogi tanács.

Röviden: A könyvelési díj emelése telt házas irodában a kapacitáskorlát válasza, ezért a levél a változást indokolja, és nem kér bocsánatot. Öt rész: mi változik, mikortól, miért, mi marad ugyanaz, és kihez lehet fordulni. Két hónappal előre, szezonon kívül, és a három legfontosabb ügyfélnek előtte egy telefon.

December van, és harmadszor kezded újra ugyanazt a levelet. Az első mondata: „Sajnos kénytelenek vagyunk...” Kitörlöd. Megint beírod.

A kérdés, ami mögötte van, egyszerű: hogyan kérjek több pénzt a régi ügyfeleimtől, ha már így is várólistám van? A díjat évek óta nem emelted, a munka közben nőtt.

A bocsánatkérő levél ezt a helyzetet rontja. Aki „sajnos”-sal kezd, az azt üzeni, hogy a díjemelés hiba, és a hibára az ügyfél jogosan alkuval felel. Közben a várólistán valaki arra vár, hogy a munkádért fizessen.

Lent először az jön, miért a kapacitáskorlát a díjemelés valódi oka, aztán egy öt részes levél kitöltött mintával. Hogy a díjlevél hogyan illeszkedik az iroda többi, ügyfélnek szóló szövegéhez, azt a könyvelőiroda marketingjéről szóló pillércikk mutatja meg.

Könyvelési díj emelés levél: mire kell felelnie?

Egy jó könyvelési díj emelés levél az ügyfél négy kérdésére felel: mennyi lesz, mikortól, miért, és mi marad ugyanaz. Ha ezek egy oldalon, egyenesen benne vannak, a jó ügyfél tudomásul veszi vagy kérdez, és alkudni ritkán hív. A levél hangja tárgyszerű: a változást indokolja, és nem kér érte elnézést.

A négy kérdés mögött egy ötödik is ott van: „Fontos vagyok még neked?” A levél erre is felel, ha megmondja, mi marad ugyanaz: a kapcsolattartó, a határidők, a szolgáltatási kör.

Vedd elő a beszállítóid tavalyi áremelő leveleit. A programcég, a bérelt iroda, a nyomtató szervize évente küld egyet. Nem kér bocsánatot, és nem magyarázkodik oldalakon át. Megmondja, mi változik, mikortól, és miért, és te sem mondod fel nekik másnap. A te leveled ugyanígy tájékoztat, nem könyörög.

Miért a kapacitáskorlát a díjemelés oka?

Telt házas irodában a díjemelés oka a kapacitás: több a munka, mint az idő, és ezt a régi díj már nem követi. Ha a díj évek óta nem változott, közben a jogszabályok bonyolultabbak lettek, a továbbképzés kötelező maradt, és a szakmában fogy az ember, akkor a régi díj a munkának egyre kisebb részét fedezi.

Három ok, amely a levélben is megállja a helyét:

  • A szakma szűkül. Az MKOE és az Egzatik 2021-es felmérésének előzetes eredménye szerint a könyvelők és könyvelőcégek „közel egyharmada rövid távon felhagy” a tevékenységgel, és a válaszadók 24%-a az életkorát jelölte meg okként (Economx, 2021). Régi, előzetes adat, de az iránya a telt házas irodában is látszik.
  • A szakmai szinten tartás kötelező. A nyilvántartott könyvelőnek minden továbbképzési évben legalább 16 kreditpontot kell szereznie, ebből legalább 8-at számvitel témakörben (93/2002. Korm. r. 10/B. §). Ez a díjban megjelenő munka része, akkor is, ha az ügyfél nem látja.
  • A szabályok bonyolódnak. Az AICPA PCPS 2026-os felmérése szerint az egyéni könyvelőknél és a kis cégeknél az adójogszabályok bonyolultsága a fő jelenlegi gond (CPA Practice Advisor, 2026). Amerikai minta. A magyar könyvelő a saját jogszabályváltozásaival ugyanezt éli meg.

Gondolj a saját beszámolószezonodra. Ha május közepén valaki egy elmaradt beszámolóval kopogtat, te sem a szokásos díjért és nem a sor elején vállalod, mert az időd már elkelt. A várólista ugyanezt jelzi egész évben: a kapacitás elfogyott, és a díjnak ezt kell követnie.

„Ha emelek, elmegy a régi ügyfél” — és ha marad, de kevesebbet fizet, mint a munka?

A régi ügyfél egy része valóban elmehet, de telt házas irodában ez helyet szabadít fel, nem veszteség. Ha marad, és a díja továbbra sem fedezi a munkát, akkor minden hónapban egy jobb ügyfél helyét foglalja. A kérdés tehát nem az, elmegy-e, hanem az, hogy most mennyibe kerül, hogy marad.

A félelem nem alaptalan: a régi ügyfél sokszor a nyitás óta veled van, és ezt a viszonyt nem méred órában. A díját viszont érdemes órában mérni.

Példa (szemléltető, nem valós eset): egy ügyfél díja évek óta havi 4 óra munkát fedez, közben a munkája havi 6 órára nőtt. Ez havi 2 óra díj nélkül, évente 24 óra. Ha a díjemelés után marad, a rés bezárul. Ha elmegy, a 6 óra egy várólistás ügyfélé lehet, aki a 6 órát meg is fizeti.

A számolás a te ügyfeleidre: (a munka valódi havi órája − a díj által fedezett óra) × 12 = évente ingyen adott óra. Ügyfelenként egy sor egy táblázatban, és a díjemelés mértéke ebből jön.

Ha a táblázatban egy ügyfél mellett évek óta ugyanaz a díj áll, azt nem ő döntötte el. Minden decemberben te tetted a díjlevelet a beszámolók mögé, és közben a rés minden évben nőtt egy kicsit. Ez nem kedvesség az ügyféllel, inkább egy évről évre elhalasztott beszélgetés.

Sokan az új ügyfeleknél kezdenék: annak, aki most jön, eleve többet mondanak. Ez jó irány. Az amerikai AICPA-kódex félrevezetőnek tartja, ha valaki olyan alacsony díjat hirdet, amelyről előre tudja, hogy később jelentősen emelni fogja (AICPA, 2024). Az új ügyfél díja tehát legyen valós már az elején. A régi ügyfelek résére viszont ez nem megoldás, mert ők maradnak.

A levél szerkezete: indoklás, nem bocsánatkérés

A díjemelő levél öt részből áll: mi változik, mikortól, miért, mi marad ugyanaz, és kihez lehet fordulni. Egy oldal, egyenes mondatokkal, a díj számmal kiírva. A „sajnos”, a „kénytelenek vagyunk” és az „elnézést kérünk” kimarad, mert a díjemelés a munka ára, nem egy hiba, amiért bocsánat jár.

Rész Mit írsz bele Amit kerülj
1. Mi változik az új havi díj számmal, vagy a díjsáv „kisebb korrekció”, homályos arány
2. Mikortól a hatálybalépés dátuma „a közeljövőben”
3. Miért egy-két valós ok: munka, továbbképzés, jogszabály hosszú magyarázkodás, sajnálkozás
4. Mi marad ugyanaz kapcsolattartó, szolgáltatási kör, határidők ígéret, amit nem tartasz
5. Kérdés esetén név, csatorna, időpont-ajánlat „ne habozzon”

A minta, kitöltve:

Tárgy: A könyvelési díjunk változása, a jövő év január 1-jétől

Kedves Ügyfelünk!

A jövő év január 1-jétől a havi könyvelési díjunk [új díj] lesz.

Az elmúlt években a munkánk nőtt: több jogszabály-változást kell követnünk, a kötelező szakmai továbbképzésünk évről évre ott van, és a díjunk régóta nem követi a munka valódi idejét. Az új díj ezt rendezi.

Ami nem változik: a kapcsolattartód ugyanaz marad, a havi zárás és az áfabevallás határideje ugyanaz, és a szolgáltatási kör a megbízási szerződésed szerint marad.

Ha kérdésed van, hívj fel, vagy válassz egy időpontot a következő két hétből, és átbeszéljük.

Üdvözlettel: [név]

A szögletes zárójeles helyekre a saját adataid kerülnek. A hangnemet igazítsd ahhoz, ahogy az ügyfeleiddel beszélsz.

Mit tegyél: a díjemelés menetrendje

A díjemelést két hónappal a hatálybalépés előtt indítsd, szezonon kívül. Előbb ügyfelenként számold ki a rést, aztán döntsd el a szabályt, utána hívd fel a három legfontosabb ügyfelet, és csak ezután küldd ki a levelet mindenkinek. A kérdésekre két hétig hagyj időt a naptáradban.

  1. Ügyfelenként egy sor: díj, a díj által fedezett óra, a valódi óra, a rés.
  2. A szabály: ahol nagy a rés, ott többet emelsz; ahol kicsi, ott kevesebbet. Leírva, hogy következetes legyen.
  3. Három telefon: a legrégebbi vagy legfontosabb ügyfeleidnek előre, személyesen.
  4. A levél: az öt részes szerkezettel, mindenkinek ugyanazon a napon.
  5. Két hét kérdésre: időpontok a naptárban, és egy rövid jegyzet minden beszélgetésről.

Ha az új rend a szolgáltatási kört is érinti, a változást a hírlevélben is jelezd; a sablont a könyvelő hírlevél cikk adja. Az új érdeklődőknél a díjsáv szűr, erről a könyvelő ügyfélszerzés cikk szól.

A díj a munkád ára, a levél csak kimondja.

Egy döntést még ezen a héten meghozhatsz: a levél kiküldésének napját. Írd be a naptárba két hónappal a hatálybalépés elé, és mellé annak a három ügyfélnek a nevét, akiket előtte felhívsz.

Ha a díjlevelek, a hírlevelek és az ügyfélnek szóló szövegek sablonjait egy helyen szeretnéd, a Copywriting Pack erre készül: Kérj értesítést.

Gyakori kérdések

Mennyivel előre jelezzem a könyvelési díj emelését?

A megbízási szerződésed díjmódosítási pontja szerint, ha van ilyen; ha nincs, jogásszal nézd meg. Én legalább két hónappal a hatálybalépés előtt küldeném ki a levelet, hogy az ügyfél be tudja tervezni, és legyen idő egy rövid beszélgetésre is. A beszámolószezon közepén ne küldd ki, mert akkor mindkét oldalon kevés a figyelem.

Hogyan indokoljam a könyvelési díj emelését?

A változással, nem bocsánatkéréssel. Írd le, mi változott a munkádban: több jogszabály-változás, kötelező továbbképzés, bővülő szolgáltatási kör, vagy egyszerűen az, hogy a díj évek óta nem követi a munka valódi óraszámát. Egy-két konkrét ok elég. A felsorolt okok legyenek igazak és ellenőrizhetők, mert a jó ügyfél rá fog kérdezni.

Mi van, ha az ügyfél nem fogadja el a díjemelést?

Akkor a megbízási szerződés szerinti rendben váltok el, udvariasan, írásban, és segíts az átadásban. Telt házas irodában ez a hely egy jobban illeszkedő ügyfélnek szabadul fel. Mielőtt elengedsz valakit, kérdezd meg, mi a gondja: néha a díj helyett a szolgáltatási kör módosítása a jó megoldás, ha a munka így tényleg kevesebb.

Minden ügyfélnek ugyanannyival emeljek?

Nem feltétlenül. Ha a díj és a munka aránya ügyfelenként nagyon eltér, akkor ott emelj többet, ahol a rés nagyobb, és ott kevesebbet, ahol a díj már most közel áll a munkához. A szabály legyen leírva és következetes, hogy ha valaki rákérdez, ugyanazt a választ kapja, mint a többiek.

Források

Kapcsolódó cikkek

Termékek a Miriadtól

CopySzövegírói prompt-csomag

Írj olyan értékesítő oldalt, ami a vevőid hangján szól, nem egy chatbotén.

11 900 Ft

Értesítést kérek

Az összes csomag