Új ügyfél bevezetése a könyvelőirodában: ellenőrzőlista az első hónapra

Új ügyfél bevezetése a könyvelésben: ellenőrzőlista az első hónapra, ügyfél-átvilágítás, NAV-meghatalmazás, és a csomag, amiből a kolléga is dolgozik.

Szerző: · alapító, Miriad

AI-segítséggel írva, a cikk végén felsorolt forrásokból. Nem jogi tanács.

Röviden: Az új ügyfél bevezetése könyvelési oldalról azt jelenti, hogy az első hónapban felállítod a közös rendet. Ez nem kezdődik újra minden ügyfélnél, ha egyszer leírod: ügyfél-átvilágítás, megbízási szerződés, NAV-meghatalmazás, iratlista, határidő-naptár, bizonylatleadás rendje, kapcsolattartó. Ebből lesz a bevezető csomag. Az új ügyfél ezt kapja meg, a kolléga ebből dolgozik, és az első hónap végére a rend mindkét oldalon áll.

Harmadik hét az új ügyféllel. Felhív, és megkérdezi: „Mikorra kell leadnom a bizonylatokat?” Az első megbeszélésen elmondtad. A kolléga múlt héten mást mondott. Ő sem hibázott, csak máshogy emlékezett.

Pedig az első megbeszélésen mindent elmondtál, ahogy minden új ügyfélnek. Csak egy óra után senki nem emlékszik mindenre: a szó elszáll, a lista marad.

A következmény ismerős: az első havi zárásnál hiányzik a fele bizonylat, a NAV-meghatalmazás még nincs kész, és a határidő előtti héten telefonon pótoljátok, amit az első napon papírra lehetett volna tenni.

Az első hónapra egy ellenőrzőlista következik, mellette pedig az, mi kerüljön a bevezető csomagba, hogy a kolléga is abból dolgozzon. A bevezetés az ügyfélút második fele; az elejét, a szűrést és az árazást a könyvelőiroda marketingjéről szóló pillércikk írja le.

Új ügyfél bevezetése a könyvelésben: mi kerüljön a csomagba?

A bevezető csomag az a néhány oldal, amelyet minden új ügyfél a szerződéskötéskor megkap: szolgáltatási kör, ügyfél-átvilágítás, NAV-meghatalmazás, iratlista, határidő-naptár, bizonylatleadás rendje és kapcsolattartó. Egyszer kell megírni, aztán ügyfelenként csak a nevet és a dátumokat cseréled. A kolléga ugyanebből dolgozik.

A csomag elemei:

  • Megbízási szerződés és szolgáltatási kör: mi van a könyvelési díjban (főkönyv, áfabevallás, havi zárás, bérszámfejtés adott létszámig), és mi külön munka.
  • Ügyfél-átvilágítási lap: a Pmt. szerinti adatok és dokumentumok listája.
  • NAV-meghatalmazás: lépésről lépésre, ki mit tölt ki.
  • Iratlista: mit kérsz az első hónapban, és mit a korábbi könyvelőtől.
  • Határidő-naptár: havi zárás, áfabevallás, bérszámfejtés, éves beszámoló, szja-bevallás, a te belső határidőiddel.
  • Bizonylatleadás rendje: csatorna, határidő, formátum.
  • Kapcsolattartó és válaszidő: név, csatorna, hány munkanapon belül válaszoltok.
  • Adatkezelési tájékoztató: milyen külső programban kezeled az adatait.

A könyvvizsgáló ezt a munkapapírral oldja meg. Nem emlékezetből dolgozik: ami az ügyfélnél történt, le van írva, és ha a munkát más folytatja, ugyanonnan veszi fel a fonalat. A bevezető csomag sem bürokrácia, hanem az emlékezet helyettese.

Ellenőrzőlista az első hónapra

Az első hónap négy szakaszra bontható: a szerződéskötés napja, az első hét, a második és harmadik hét, és az első havi zárás. Minden szakasznak van egy felelőse és egy kész-jele. Ha a negyedik hét végén minden sor pipát kapott, az ügyfél bevezetése lezárult, és a rendes havi munka indul.

Mikor Mit Ki Kész, ha
Szerződéskötés napja megbízási szerződés, ügyfél-átvilágítás, adatkezelési tájékoztató iroda + ügyfél aláírva, a lap kitöltve
Szerződéskötés napja NAV-meghatalmazás elindítva ügyfél, az iroda útmutatójával a meghatalmazás beadva
1. hét iratkérés a korábbi könyvelőtől, hozzáférések (bank, számlázó, Online Számla) iroda + ügyfél a lista elküldve, a hozzáférések élnek
1. hét iratlista és határidő-naptár az ügyfélnek iroda az ügyfél visszaigazolta
2–3. hét az első havi bizonylatcsomag ügyfél beérkezett a megadott csatornán
2–3. hét a korábbi könyvelő iratainak átnézése iroda a nyitott ügyek listája kész
4. hét első havi zárás, áfabevallás, ha esedékes iroda beadva
4. hét rövid visszajelzés az ügyfélnek: mi ment jól, mi hiányzott kapcsolattartó elküldve

A táblázat a te irodád ritmusára igazítható, az átvilágítás és a meghatalmazás viszont mindig az első nap dolga: az első nap a papíroké.

Egy kérdést én minden bevezetésnél feltennék: honnan hallott rólad az ügyfél? Az ACCA kifejezetten azt tanácsolja, hogy az új ügyfél forrását a bevezetéskor rögzítsd (ACCA Accountancy Business, 2025). Egy év múlva látod, melyik ajánló és melyik csatorna hozza a jó ügyfeleket.

Ügyfél-átvilágítás és felelősség: ami nem hagyható ki

Az ügyfél-átvilágítás nem a bevezetés udvariassági része, hanem törvényi kötelezettség az üzleti kapcsolat létesítésekor. A könyvviteli szolgáltatást engedélyes szakember irányítja, ezért a bevezető csomagot is ő hagyja jóvá. Az ügyfél adatait kezelő külső programokról a tájékoztatás tisztességes, akkor is, ha erre magyar külön előírásról nincs megbízható nyilvános forrás.

A forrásolt pontok:

  • Pmt.: a könyvviteli, adószakértői és adótanácsadói tevékenységet végző a törvény hatálya alá tartozik, és az üzleti kapcsolat létesítésekor ügyfél-átvilágításra köteles (1. § (1) h), 6. § (1) a), Pmt., hatályos szöveg).
  • Számv. tv. 151. § (1): a könyvviteli szolgáltatás irányítására és a beszámoló elkészítésére mérlegképes könyvelői vagy okleveles könyvvizsgálói szakképesítéssel és engedéllyel rendelkező személyt, vagy ilyen embert foglalkoztató céget kell megbízni (Számv. tv.).
  • Tájékoztatás a külső programról: az amerikai AICPA-kódex szerint ügyféladat külső szolgáltatónak való átadása előtt az ügyfelet tájékoztatni kell, lehetőleg írásban, a szoftver tárhelyére és az adattárolásra kivétellel (AICPA, 2024). Magyar megfelelőjére nincs megbízható nyilvános forrás; a hazai adatvédelmi kötelezettséget adatvédelmi szakemberrel nézd meg.

Az átvilágítás tehát az első lap a mappában, nem az utolsó.

„Minden ügyfél más” — igen, de a kérdései ugyanazok

Az ügyfelek valóban mások: más a cégforma, a tevékenység, a bizonylatszám. A bevezetéskor feltett kérdéseik viszont nagyon hasonlók: mikorra, hova, mit, kinek, mennyiért. A csomag a közös részt írja le egyszer, az egyedi részt pedig ügyfelenként egy külön lapon rögzíted, ugyanabban a mappában.

A könyvelő valóban az egyedi helyzetekből él, és senki nem akar sablonügyfelet.

Az áfabevallás is minden ügyfélnél más számokkal készül, a nyomtatvány mégis ugyanaz. A forma nem teszi egyformává az ügyfelet, csak azt éri el, hogy semmi ne a kolléga emlékezetén múljon.

A kolléga úgyis tudja, mit kell kérdezni? A mostani igen. Az új kolléga, a szabadságon lévő helyettese, vagy a beszámolószezonban besegítő nem. Ha a csomag le van írva, a betanulás is abból megy.

Ha az utolsó öt bevezetést mind magad vitted végig, annak oka van: így biztos, hogy semmi nem marad ki. Csak így minden új ügyfél a te naptáradból jön, és amíg a rend a fejedben van, más nem tudja folytatni.

Mit tegyél: a csomag megírása egyszer

A csomagot egyszer írd meg, a következő új ügyfél előtt: a nyolc elem, a négyhetes ellenőrzőlista, és egy üres lap az ügyfél egyedi adatainak. Az első használat után nézd át, mi hiányzott, és javítsd. A vázlat ügyféladat nélkül, a saját szabályaidból is elkészülhet, a végleges szöveget te hagyod jóvá.

  1. Gyűjtsd össze az utolsó három új ügyfél kérdéseit az első hónapból, emlékezetből vagy e-mailekből.
  2. Rendezd a nyolc elembe, és ahol nincs válasz, írd meg.
  3. Tedd a táblázatot a mappa elejére, felelősökkel.
  4. Add oda egy kollégának, és kérd meg, hogy egy kitalált ügyfélen menjen végig rajta. Ahol kérdez, ott hiányos.
  5. Az első zárás után egy rövid visszajelzés az ügyféltől és a kollégától, és egy javítás a csomagon.

Az amerikai kis irodák ugyanebbe az irányba mennek. A Journal of Accountancy 2026-os összeállításában bevezető és adószervező prototípus, valamint érdeklődői űrlap is szerepel, az ügyféladatot pedig az irodák nem teszik nyilvános AI-platformra (Journal of Accountancy, 2026).

Példa (szemléltető, nem valós eset): egy budapesti könyvelőirodában két könyvelő és egy adminisztrátor dolgozik. Belső, AI-val összeállított bevezető csomagot használnak: iratlista, határidő-naptár, adatkezelési tájékoztató. Szerződéskötéskor elvégzik az ügyfél-átvilágítást, majd írásban tájékoztatják az ügyfelet arról, milyen külső szoftver kezeli az adatait.

A csomagot az engedélyes könyvelő hagyta jóvá. Ügyféladat a csomag megírásához nem kellett.

A bevezetés harmadik hetében a kérdésekre a csomag felel. Te a könyveléssel foglalkozol.

A határidő-naptárt az adóváltozás-levelek is használhatják; a sablont a könyvelő hírlevél cikk adja. Ha a bizonylatleadás rendjét programváltással kötnéd össze, előbb a folyamatot írd le, erről a könyvelő programok listája szól.

Amit egyszer leírtál, azt nem kell tízszer elmondanod.

A következő új ügyfél előtt add oda a mappát egy kollégának. Ha egyszer sem hív fel közben, a csomag kész.

Ha te vagy az adminisztrátor vagy az irodavezető, és a bevezetés ma a tulajdonos fejében van, küldd el neki ezt a cikket az ellenőrzőlistával.

Ha a bevezető csomagot, a díjaidat és a folyamataidat egy helyen, forrással leírva tartanád, hogy a kolléga és az AI is abból dolgozzon, erre építettem az üzleti agyat. Bemutató vagy konzultáció

Gyakori kérdések

Mi kerüljön egy könyvelőiroda bevezető csomagjába?

A megbízási szerződés és a szolgáltatási kör, az ügyfél-átvilágítás menete, a NAV-meghatalmazás lépései, az iratlista, a határidő-naptár, a bizonylatleadás rendje és a kapcsolattartó neve. Mellé egy rövid tájékoztató arról, milyen külső programban kezeled az ügyfél adatait. A csomag egyszer íródik meg, és minden új ügyfél ugyanazt kapja, a saját adataival kiegészítve.

Mikor kell elvégezni az ügyfél-átvilágítást?

Az üzleti kapcsolat létesítésekor. A pénzmosás elleni törvény szerint a könyvviteli, adószakértői és adótanácsadói tevékenységet végző az üzleti kapcsolat létesítésekor ügyfél-átvilágításra köteles. A gyakorlatban ez a szerződéskötés napja, ezért az átvilágítási lap legyen a bevezető csomag első eleme, ne az utolsó.

Mennyi ideig tart egy új ügyfél bevezetése?

Egy átlagos, rendezett nyilvántartású ügyfélnél nagyjából az első havi zárásig, vagyis körülbelül egy hónapig. A hosszát az dönti el, milyen állapotban jönnek az iratok a korábbi könyvelőtől, és mennyire követi az ügyfél a bizonylatleadás rendjét. Ha az első zárás után visszanézed, mi akadt el, a következő bevezetés rövidebb lesz.

Hogyan kérjem el az iratokat a korábbi könyvelőtől?

Írásban, egy listával, határidővel, és az ügyféllel egyeztetve. A listán legyen a főkönyv, a korábbi bevallások, az éves beszámoló, a számlarend és a nyitott ügyek felsorolása. A kérést az ügyfél nevében vagy az ő tudtával küldd, mert az iratok az övéi. Ami nem érkezik meg határidőre, azt jegyezd fel, és az ügyféllel együtt kérd újra.

Források

Kapcsolódó cikkek

Termékek a Miriadtól

PilotAI marketingcsapat, ami ismeri a cégedet

Két munkanap alapozás, és az első szerep még azon a héten dolgozik: megírja a hirdetést, legyártja a képet, figyeli a számokat.

Induló kör: havi 300 000 Ft + áfa

Bemutató vagy konzultáció

Az összes csomag