Ügyvédi szoftver kis irodának: mit nézz meg, mielőtt váltasz

Ügyvédi szoftver kis irodának: mit írj le az iroda folyamataiból a váltás előtt, mit kérdezz a gyártótól az ügyféladatról, és miért nem a program teremt rendet.

Szerző: · alapító, Miriad

Működési útmutató, nem jogi állásfoglalás és nem termékajánló. Konkrét programot nem nevezek meg; a kamarai és jogszabályi linkek a cikk végén vannak.

Röviden: Az ügyvédi szoftver abban tart rendet, amit előtte leírtál: ügyfelvétel, határidő, irat, díjazás. Ha a folyamat a fejedben van, az új program ugyanazt a rendetlenséget tárolja, csak drágábban. Váltás előtt írd le az iroda négy fő folyamatát, és kérdezd meg a gyártótól, hol és hogyan kezeli az ügyféladatot.

„Ha végre lenne egy rendes programunk, rend lenne az irodában.”

A határidők egy táblázatban vannak, az iratok részben e-mailben, részben papíron, a díjazás egy másik táblázatban. A bemutatón minden szép: ügyek, színes határidők, egy gombnyomásra kész számla. Három hónap múlva a határidő ugyanúgy a fejedben van, csak most két helyen kell keresni.

A program nem hozott rendet. Átvette a régit.

Ez a cikk kis irodának szól, amely programváltás előtt áll. Megmutatom, mit írj le az iroda folyamataiból, mielőtt bármelyik ügyvédi szoftver bemutatóját megnézed, és mit kérdezz a gyártótól. Ha irodavezető vagy, és te intézed a váltást, a végén van egy lista, amit a partnerrel együtt végigvehettek.

Ha előbb az egész rendszert néznéd, kezdd a kis iroda ügyvéd marketing útmutatójával.

Mit old meg egy ügyvédi szoftver, és mit nem?

Egy ügyvédi szoftver rendben tartja azt, amit már leírtál: az ügyeket, a határidőket, az iratokat, a díjazást és a számlákat. Azt viszont nem dönti el helyetted, hogyan vesztek fel egy ügyet, ki nézi a határidőt, és mi kerül a megbízási szerződésbe. A folyamatot előbb neked kell leírnod.

Egy új iratszekrény sem rendezi el az aktákat. Ha nem tudod, melyik ügy hol tart, és melyik irat hova kerül, a szekrényben is káosz lesz.

Az ügyvédi irodában négy folyamat adja a rend gerincét:

  • Ügyfelvétel: az első hívástól a megbízási szerződésig, a meghatalmazással együtt.
  • Határidő: ki rögzíti, ki ellenőrzi, és mi történik, ha valaki szabadságon van.
  • Irat: hol van az eredeti, hol a másolat, és ki fér hozzá.
  • Díjazás: óradíj vagy fix díj, mikor számlázol, és hogyan rögzíted a ráfordított időt.

Ha ezek le vannak írva, sok program jól tud működni.

Ha nincsenek, egyik sem.

Ezt a leírást csinálom meg az üzleti aggyal: az iroda folyamatai, díjazása és válaszai egy helyen, forrással, ügyféladat nélkül. Ha érdekel, hogyan néz ki egy kis irodánál: Bemutató vagy konzultáció.

Igen, de a bemutatón minden működött, nem?

Működött, mert a bemutató a gyártó mintafolyamatán futott, nem a tiéden. A minta-ügyben minden mező ki van töltve, a határidő a helyén van, az irat feltöltve. A te irodádban a kérdés az, ki tölti ki ezeket a mezőket, mikor, és mi történik, ha valaki kihagyja.

„De hát ezt mutatták, ezt kérték tőlünk.” A bemutató meggyőz, hiszen pontosan arra készült.

Egy új ügyvédjelöltet sem a felvételi beszélgetés alapján ítélsz meg, hanem az első hónap beadványai alapján. A programot is a te ügyeiden érdemes látni, nem a mintán.

Kérd a saját folyamatodon.

Vidd a bemutatóra a leírt ügyfelvételt, és kérd, hogy azon menjenek végig. Ha a program ott elakad, azt jobb most megtudni, mint az első határidőnél.

Mire figyelj: hat kérdés a gyártónak

A legtöbb fontos kérdés nem a funkciókról szól, hanem az ügyféladatról és a kilépésről. Ügyvédi irodánál az adat az ügyvédi titok alá esik, ezért tudnod kell, hol tárolják, ki fér hozzá, és hogyan viszed el, ha váltasz. Ezt a kérdéslistát a bemutató előtt küldd el, írásban.

Az Üttv. 9. §-a szerint ügyvédi titok minden tény, információ és adat, amiről a tevékenységed során tudomást szerzel, és a kötelezettség határidő nélkül fennmarad. A titoktartás tehát akkor is a tiéd marad, ha az ügyadat a gyártó szerverén van.

Kérdés a gyártónak Miért fontos Jó válasz jele
Hol tárolják az adatot, és ki fér hozzá? ügyvédi titok, adatkezelés konkrét válasz, írásban, a szerződésben is
Adatfeldolgozóként szerződnek-e? az adatkezelési tájékoztatód része lesz van kész adatfeldolgozói szerződés
Hogyan viszem ki az összes adatomat? váltásnál, megszűnésnél olvasható formátum, díj nélkül vagy előre ismert díjjal
Mit csinál az AI-funkció az adattal? tanul-e belőle, hova küldi a felhasználási feltételekben is így szerepel
Ki rögzíti a határidőt, és ki kap értesítést? a határidő a te felelősséged szerepkörök, helyettesítés
Mennyi idő a bevezetés egy kis irodánál? a saját munkaidőd ára lépésekre bontott terv

Az AI-funkciónál ne érd be a szórólappal. A kaliforniai ügyvédi kamara 2026-os útmutatója szerint a bizalmas adat védelméhez nem elég a szolgáltató általános marketing-ígéreteire hagyatkozni, ehhez a felhasználási feltételek és az adatvédelmi szabályzat átnézése is hozzátartozhat (State Bar of California, 2026).

Itthon kamarai engedélylista sincs. A MÜK a mindennapi AI-kérdésekben a CCBE útmutatójára támaszkodik, és termékengedélyező szerepet nem kíván vállalni (Jogászvilág, 2026).

A vizsgálat a tiéd.

Mit írj le, mielőtt váltasz?

A négy fő folyamatot, egyenként egy oldalon: ügyfelvétel, határidő, irat, díjazás. Mindegyiknél azt, ki csinálja, mikor, milyen dokumentummal, és mi a következő lépés. Nem szép leírás kell, hanem olyan, amiből egy új asszisztens is el tudja végezni a lépést, téged kérdezés nélkül.

Ez egy délutánnyi munka. Tovább tart, ha közben kiderül, hogy valamire nincs szabály.

Az pont a lényeg.

Példa (szemléltető, nem valós eset): egy háromfős iroda leírja az ügyfelvételt. Első hívás, rövid jegyzet, összeférhetetlenség-ellenőrzés, első megbeszélés, ajánlat a díjazásról, megbízási szerződés és ügyvédi meghatalmazás, végül az ügy rögzítése. Hét lépés, mindegyik mellett egy felelős. Szemléltető becslésem szerint a leírás 2 óra, és ugyanez a lap lesz a szoftver bevezetésének vázlata.

Ha ezt az oldalt odaadod a gyártónak, a bemutató a te irodádról szól.

Ugyanez a lap a honlapnak is alapanyag. Az ügyfelvétel menete az, amit az érdeklődő a weboldaladon keres, mielőtt felhív.

Az AI-funkció megoldja helyettem a rendet?

Nem oldja meg, mert az AI is abból dolgozik, ami le van írva. Ha a díjazásod, a menet és a sablonjaid rendezetlenek, az AI ezt a rendezetlenséget fogalmazza szebbre. Ha rendezettek, akkor tud valóban segíteni: összefoglal, vázlatot ír, sablont tölt ki, és ezt ügyvéd ellenőrzi.

„Úgyis minden program AI-t ígér, majd az megoldja.” A remény nem a semmiből jön: a gyártók erről beszélnek a legtöbbet.

A 8am, egy amerikai gyártó, a saját 2025-ös jelentésére hivatkozva azt írja, hogy a jogi irodák közel negyede vezetett be AI-t, és a bevezetők 61%-a hatékonyabb működésről számol be (8am, 2025). Ez gyártói adat, a saját termékét is népszerűsíti.

Az Országgyűlés Hivatalának infojegyzete szerint a Wolters Kluwer 2024-es felmérésében a jogi irodák 68%-ánál legalább hetente használnak generatív AI-t (Országgyűlés Hivatala, 2025). Magyar részadat nincs benne.

Az AI a leírt rendet gyorsítja.

A hiányzó rendet nem pótolja.

Ha AI-t is használnátok, előbb az irodai szabályt írd meg: mi a jogi AI mai határa, és mit enged a kamara az ügyféladatról.

Mit tegyél: a váltás sorrendje

Előbb leírás, aztán kérdések, végül próba a saját folyamatodon. Ha ezt a sorrendet tartod, a választás nem a bemutató hangulatán múlik, hanem azon, melyik program bírja a ti ügyfelvételeteket és határidőiteket. A váltás akkor is jobb lesz, ha végül maradsz a régi megoldásnál.

  1. Írd le a négy folyamatot, egyenként egy oldalon, felelőssel.
  2. Írd össze, mi van most hol: táblázat, e-mail, papír, ki fér hozzá.
  3. Küldd el a hat kérdést írásban a gyártóknak, a bemutató előtt.
  4. Kérd a bemutatót a saját ügyfelvételeden, nem a mintaügyön.
  5. Tervezd meg az átköltözést: melyik ügy jön át, melyik marad lezártként a régi helyén.
  6. Frissítsd az adatkezelési tájékoztatót és az irodai AI-szabályt, ha új adatfeldolgozó jön.

A sorrendet senki nem fogja helyetted betartani, a gyártó pláne nem.

Ha egyedül dolgozol, a folyamatok leírása még fontosabb, mert nincs, aki pótolja a hiányt: ezt az egyszemélyes ügyvédi iroda cikk bontja ki.

A szoftver annyit ér, amennyit előtte leírtál.

Egy döntést most meghozhatsz: a következő bemutatót addig nem kéred, amíg az ügyfelvétel nincs leírva hét lépésben, felelőssel. Ha irodavezető vagy, ezt a feltételt a partnerrel együtt rögzítsétek, a bemutató előtt. Ha a folyamatok leírásában segítség kell, az üzleti agyat egy rövid beszélgetésen mutatom meg: Bemutató vagy konzultáció.

Gyakori kérdések

Melyik ügyvédi szoftvert válasszam?

Ezt nem tudom megmondani helyetted, és konkrét programot nem is ajánlok. Az dönt, melyik bírja a ti leírt ügyfelvételeteket, határidő-kezeléseteket és díjazásotokat, és melyik ad egyértelmű, írásos választ az ügyféladat tárolására és kivitelére. Írd le a négy folyamatot, küldd el a hat kérdést, és kérd a bemutatót a saját folyamatodon.

Van kamarai lista az engedélyezett programokról?

Nyilvános kamarai lista ilyenről nincs. A MÜK a mindennapi AI-kérdésekben a CCBE útmutatóját veszi alapul, és termékengedélyező szerepet nem kíván vállalni. A program vizsgálata tehát az iroda feladata: hol tárolja az adatot, ki fér hozzá, mit csinál vele az AI-funkció, és hogyan viszed ki, ha váltasz. Ezt érdemes írásban kérni.

Megéri váltani, ha a mostani táblázat működik?

Akkor éri meg, ha a mostani megoldásban a határidő vagy az irat egy ember fejében van, és a helyettesítés nincs megoldva. Ha minden le van írva, és mindenki ugyanott keres, a váltás kényelmi kérdés. A döntés előtt írd le a négy folyamatot: abból kiderül, hol akad el a mostani rend.

Források

Kapcsolódó cikkek

Termékek a Miriadtól

PilotAI marketingcsapat, ami ismeri a cégedet

Két munkanap alapozás, és az első szerep még azon a héten dolgozik: megírja a hirdetést, legyártja a képet, figyeli a számokat.

Induló kör: havi 300 000 Ft + áfa

Bemutató vagy konzultáció

Az összes csomag