Adatkezelési tájékoztató ügyvédi irodának: honlap, ügyfélfelvétel és AI-eszközök

Adatkezelési tájékoztató ügyvédi irodának: hol jelent új adatfeldolgozót a felhős iratkezelés, az AI-átirat és az AI-eszköz, és mit vigyél a jogi átnézésre.

Szerző: · alapító, Miriad

Működési útmutató, nem jogi állásfoglalás és nem adatvédelmi tanácsadás. A tájékoztató jogi megfogalmazása a te vagy egy adatvédelemmel foglalkozó kollégád szakmai felelőssége; a kamarai anyagok linkjei a cikk végén vannak.

Röviden: Egy évekkel ezelőtti mintából írt adatkezelési tájékoztató jó eséllyel nem ismeri az irodád mai eszközeit. A felhős iratkezelő, az átíró szolgáltatás és az AI-eszköz új szereplőt hozhat a képbe, akiről a régi szöveg nem tud. A frissítés eszközleltárral kezdődik, nem szövegírással. A szöveg végső formája jogi munka, és az a tiéd.

A honlapod láblécében ott a link: Adatkezelési tájékoztató. Évekkel ezelőtt került oda, egy kollégától kapott mintából, a nevedre és a címedre átírva. Azóta az iratok felhőbe költöztek, az ügyfél online foglal időpontot, és a megbeszélésekről talán már átirat is készül.

A tájékoztató ugyanaz maradt.

Ebből addig nincs baj, amíg valaki meg nem kérdezi, hol van a hangfelvétele, és ki fér hozzá. Ilyenkor derül ki, hogy a válasz nincs leírva sehol, és fejből sem megy egy mondatban.

Ez a cikk annak az ügyvédnek szól, aki évekkel ezelőtti mintatájékoztatót használ. Végigveszem, hol jelent meg azóta új adatfeldolgozó egy kis irodában, a felhős iratkezeléstől az AI-átiratig, és mit érdemes a jogi átnézésre vinni. A jogi minősítést nem veszem át tőled; a leltárban segítek.

Ha nálatok ügyvédjelölt vagy irodavezető tartja a programokat, a táblázat neki szól. A tágabb keretet az ügyvéd marketing útmutató adja.

Miért avul el egy adatkezelési tájékoztató ügyvédi irodában?

Mert a tájékoztató az irodád működését írja le, és a működés változik, a szöveg pedig a fiókban marad. Minden új program, amely ügyféladatot tárol vagy feldolgoz, új szereplőt hozhat a tájékoztatóba. Ha a leírás és a valóság elválik, a hiba a tájékoztatóban van, és ezt a kérdező ügyfél veszi észre először.

A régi tájékoztató olyan, mint egy régi meghatalmazás. A szöveg hibátlan, csak éppen nem arra az ügyre szól, amelyben most eljársz.

A papír nem öregszik. Az iroda igen.

Az ügyvédi irodánál a tét nagyobb, mint egy átlagos szolgáltatónál. Az Üttv. 9. §-a szerint ügyvédi titok minden tény, információ és adat, amelyről a tevékenységed során tudomást szerzel, és a kötelezettség határidő nélkül fennmarad. Egy megbeszélés felvétele, egy feltöltött irat vagy egy foglalási űrlap mind ilyen adatokat hordozhat.

Hol jelenik meg új adatfeldolgozó az irodában?

Ott, ahol egy külső szolgáltató a te megbízásodból kezel ügyféladatot: felhős iratkezelő, online időpontfoglaló, levelezőrendszer, átíró szolgáltatás, AI-eszköz. Mindegyiknél ugyanaz a kérdés: kerül-e hozzá ügyféladat, és ha igen, milyen feltételekkel. Jó, ha a tájékoztató a választ eszközönként tükrözi, nem összevontan.

Az AI-átiratnál a kamara ezt ki is mondta. A MÜK Elnökség 4/2026. (VII.13.) szakmai álláspontja szerint a hangfelvételhez az ügyfél GDPR szerinti hozzájárulását be kell szerezni és meg kell őrizni, a szolgáltató pedig adatfeldolgozó (Jogászvilág, 2026). A többi eszközről ez az álláspont nem szól, ott a szerződés és a felhasználási feltételek alapján te minősítesz.

Egy eszköz, egy sor a leltárban.

A honlapnak külön szabálya van. A MÜK szabályzat 10.3 pontja szerint a honlapon a látogatók e-mail-címei nem gyűjthetők. Hogy egy kapcsolatfelvételi űrlap ebbe beleesik-e, azt a pont szövege nem dönti el: mielőtt űrlapot vagy hírlevél-feliratkozást teszel ki, kérdezd meg a területi kamarát.

Eszköz Milyen adat kerülhet bele Kérdés a szolgáltatónak A tájékoztatóban?
honlap, kapcsolatfelvétel név, elérhetőség, az ügy rövid leírása hol tárolódik az üzenet, ki látja
online időpontfoglaló név, időpont, az ügy típusa adatfeldolgozói szerződés, tárolás helye
felhős iratkezelő iratok, levelezés, ügyféladatok hol vannak a szerverek, ki fér hozzá
AI-átirat hangfelvétel, átirat hozzájárulás kezelése, törlés, adatfeldolgozói szerep
AI-eszköz vázlatíráshoz jó esetben semmi ügyfélhez köthető tanít-e a bevitt szöveggel

Igen, de ha nem viszek ügyféladatot AI-ba, ez rám is vonatkozik?

Igen, mert a tájékoztató nem csak az AI-ról szól. A felhős iratkezelő, a foglalási rendszer és a levelezés ügyféladatot visz akkor is, ha AI-t sosem nyitottál meg. Az AI-tilalom jó belső szabály, de a tájékoztatót nem váltja ki. A leltárt az eszközeid adják, nem a szándékod.

„Én az AI-ba nem teszek ügyféladatot, nekem ez nem kell.” Jó kiindulás. A CCBE útmutatója is ezt az irányt adja: személyes vagy bizalmas ügyféladat csak megfelelő biztosítékokkal kerüljön generatív AI-ba, a kimenetet pedig használat előtt ellenőrizni kell (CCBE, 2025).

Csak az iratok közben már a felhőben vannak.

„Az ügyfél úgysem olvassa el.” Van benne igazság, a legtöbb látogató tovább görget. A tájékoztató viszont az ügyvédi letét elszámolásához hasonlít: ritkán kéri valaki, de akkor pontosan kell, és utólag nem lehet összerakni.

A szolgáltató ígérete kevés. A kaliforniai ügyvédi kamara 2026-os útmutatója szerint a titok védelméhez nem elég a szolgáltató általános marketing-biztosítékaira hagyatkozni; ebbe a felhasználási feltételek és az adatvédelmi szabályzat átnézése is beletartozhat (State Bar of California, 2026). Ez amerikai mérce, de a magyar irodának is jó ellenőrzőlista.

Ki tartja karban a tájékoztatót?

Ha nincs rá kijelölve senki, akkor senki, és ezért marad régi. Az új program bevezetéséről az irodavezető dönt egy bemutató után, a tájékoztató pedig nem volt ott a bemutatón. A megoldás egy szabály: új eszköz csak úgy indul, hogy a leltárba és a tájékoztatóba is bekerül egy sor.

A programot egy délután alatt kiválasztottad, a tájékoztatóhoz évek óta nem nyúltál. Ugyanaz az ember döntött mindkettőről, csak az egyik sürgetett, a másik hallgatott.

Egy egyéni ügyvédnek nincs adatvédelmi osztálya. A programválasztás és a jogi adminisztráció ugyanarra az emberre esik, és az egyik mindig sürgősebb.

A sorrendet viszont meg lehet fordítani.

Ha AI-eszközt is használtok, a leltár mellé egy másik kérdés is tartozik. Az uniós AI-rendelet 4. cikke szerint 2025. február 2-tól az AI-t alkalmazó szervezetnek is gondoskodnia kell a munkatársai megfelelő AI-jártasságáról (AI Act, 4. cikk). Egy kis irodában ennek jó kiindulópontja, hogy aki az eszközt használja, tudja, mit nem szabad bevinni, és mit kell ellenőrizni.

Ezt a leltárt építem fel az üzleti aggyal: az iroda eszközei, szabályai és visszatérő válaszai egy helyen, forrással, ügyféladat nélkül. A tájékoztató szövegét ettől még jogász írja.

Mit tegyél: leltár, szolgáltatói kérdések, jogi átnézés

Három lépésben haladj: előbb leltár, aztán a szolgáltatói feltételek, végül a meglévő szöveg összevetése és a jogi átnézés. Amíg nincs leltár, a tájékoztató átírása találgatás. Az alábbi sorrend egy egyéni ügyvédnek pár óra munka, a jogi átnézés ideje ehhez jön hozzá, az eszközök számától függően.

  1. Eszközleltár: minden program, amelybe ügyféladat kerülhet, egy sorban: mit tárol, hol, ki fér hozzá.
  2. Szolgáltatói feltételek: eszközönként a felhasználási feltételek, az adatvédelmi szabályzat és az adatfeldolgozói szerződés, ha van.
  3. Átirat: ha használsz ilyet, a hozzájárulás beszerzése és megőrzése a MÜK-álláspont szerint.
  4. Összevetés: a leltár sorai a mai tájékoztató szövegével; ami hiányzik, piros.
  5. Jogi átnézés: a hiányzó részek megfogalmazása a te vagy egy adatvédelemmel foglalkozó kollégád munkája.
  6. Szabály: új eszköz csak leltársorral és tájékoztató-frissítéssel indul.

Példa (szemléltető, nem valós eset): egy kétfős iroda leltára hat sor lesz. A honlap űrlapja, a levelezés és a könyvelési program szerepel a régi tájékoztatóban. A felhős iratkezelő, az online időpontfoglaló és a tavaly bevezetett átíró alkalmazás nem.

Három piros sor, három bekezdés.

A leltár másfél óra, a három szolgáltató feltételeinek átolvasása eszközönként körülbelül egy óra, a hiányzó bekezdéseket pedig az irodavezető maga írja meg, és egy adatvédelemmel foglalkozó kollégával nézeti át.

Az átiratról szóló részt az AI-átirat az ügyfélmegbeszélésről cikk bontja ki, a kamarai AI-keretet pedig a kamara AI-szabályáról szóló cikk foglalja össze.

A tájékoztató annyit ér, amennyire a mai irodádat írja le.

Egy kérdés a következő irodai megbeszélésre: melyik programba került ügyféladat az elmúlt egy évben, amelyik nem szerepel a tájékoztatóban? Ha a válaszhoz keresgélni kell, a leltár az első lépés. Ha az iroda szabályait és eszközeit egyszer, forrással szeretnéd leírni, az üzleti agyat egy rövid beszélgetésen mutatom meg: Bemutató vagy konzultáció.

Gyakori kérdések

Kell új adatkezelési tájékoztató, ha AI-átírót vezetek be?

A kamara erről konkrétan nyilatkozott: a MÜK 4/2026. (VII.13.) szakmai álláspontja szerint a hangfelvételhez az ügyfél GDPR szerinti hozzájárulását be kell szerezni és meg kell őrizni, a szolgáltató pedig adatfeldolgozó, ezt a Jogászvilág összefoglalója közli. Hogy ez a tájékoztató mely részeit érinti, azt a meglévő szöveg alapján neked kell megítélned.

Adatfeldolgozó a felhős iratkezelő szolgáltató is?

A kamarai álláspont ezt az AI-átiratról mondja ki, a többi eszközről nem. A felhős iratkezelőnél, az időpontfoglalónál és a levelezőrendszernél a szolgáltatói szerződés és a felhasználási feltételek alapján kell eldönteni, milyen szerepben kezel adatot. Ezt a tájékoztató frissítése előtt nézd meg, kétes esetben adatvédelemmel foglalkozó kollégával.

Gyűjthetek e-mail-címet az ügyvédi honlapon?

A MÜK szabályzat 10.3 pontja szerint a honlapon a látogatók e-mail-címei nem gyűjthetők. Hogy egy kapcsolatfelvételi űrlap vagy egy hírlevél-feliratkozás ebbe beleesik-e, azt a pont szövege nem dönti el. Mielőtt ilyet teszel ki, kérdezd meg a területi kamarádat, és a válasz alapján igazítsd a tájékoztatót.

Elég egy letöltött minta adatkezelési tájékoztatónak?

Kiindulásnak jó, végleges szövegnek nem. A minta egy másik iroda eszközeit írja le, vagy egyikét sem. A tiédnek a saját leltáradból kell épülnie: melyik programba milyen ügyféladat kerül, ki a szolgáltató, mi a szerepe. A minta szerkezetet ad, a tartalmat a leltár.

Források

Kapcsolódó cikkek

Termékek a Miriadtól

PilotAI marketingcsapat, ami ismeri a cégedet

Két munkanap alapozás, és az első szerep még azon a héten dolgozik: megírja a hirdetést, legyártja a képet, figyeli a számokat.

Induló kör: havi 300 000 Ft + áfa

Bemutató vagy konzultáció

Az összes csomag