Röviden: Az étterem szoftvert sokan az NTAK miatt veszik meg, és utána csak pénztárnak használják. Aláírás előtt három dolgot nézz meg: kiviheted-e az adataidat, kezeli-e a foglalást és a vendéglistát, és egy helyen van-e benne az étlap. Ha ezek megvannak, a szoftver a marketinged alapja lesz, és nem csak egy kötelező doboz.
A szerződés ott fekszik a pulton. A kereskedő egy órán át mutatta a modulokat: raktár, receptúra, foglalás, hűségprogram, kiszállítás, riportok. Te közben egy dolgot kérdeztél: megoldja-e az NTAK-ot határidőre.
Megoldja. Aláírod.
Fél év múlva a szoftverből a pénztár-gomb kopott, a többi modul be sincs kapcsolva.
Akkor csak az NTAK számított, és ez rendben is volt: a kötelező részt kellett megoldani, gyorsan, a konyha és a terem mellett.
A foglalás, a törzsvendég és az étlap adata viszont azóta is ott van a rendszerben, kihasználatlanul. A kérdéslista aláírás előttre szól, a négyhetes terv az első hónapra. Hogy a vendéglistából hogyan lesz marketing, azt az étterem marketing útmutató bontja ki.
Mit tud egy étterem szoftver az NTAK-on túl?
Az étterem szoftver a pénztárnál kezdődik, de a jobbak a teljes vendégutat kezelik: asztalfoglalás, rendelés, számla, raktár, és a vendéglista, ki mikor járt. A kötelező adatszolgáltatás csak az egyik kimenet. A másik a saját adatod a vendégeidről, amelyből marketing lesz, ha valaki megnyitja és használja.
A pénztár azt mondja meg, mit adtál el. A vendéglista azt, kinek.
A receptlapnál ugyanezt látod: az allergének miatt úgyis megvan minden fogás összetevője, de ugyanebből a lapból számolod az anyaghányadot is, és látod, melyik fogás mennyit hoz. Ha csak a kötelező részt nézed, a tudás a fiókban marad.
Egy kávézó szoftver és egy éttermi szoftver között a súlypont más. A kávézónál a gyors pénztár, a pecsétes kártya és az elvitel számít, az étteremnél a foglalás, az asztaltérkép és a felszolgáló rendelésfelvétele.
Mindkettőnél ugyanaz a kérdés: a vendég adata a tiéd marad-e.
Mit mond a szabály, és mi ebből a szoftver dolga?
A vendéglátó üzletnek NTAK-regisztrációs és adatszolgáltatási kötelezettsége van, árbevételi határhoz kötve. Emellett a pénztárnak helyesen kell kezelnie az áfát a helyben fogyasztás és az elvitel között, és a felszolgálási díjat külön kell feltüntetni a bizonylaton (Nemzeti Jogszabálytár). Ezek a szoftver beállításán múlnak.
Az NTAK a turisztikai térségek fejlesztéséről szóló törvény 12/A. §-ában van. A 2025. január 1. előtt nyitott vendéglátó üzletnek 2025. március 31-ig be kellett fejeznie a regisztrációt. Adatszolgáltatásra 2024. január 1-jétől az köteles, akinek az előző évi vendéglátási nettó árbevétele meghaladta a 12 millió forintot; 100 millió forint felett már 2023. július 1-jétől (Nemzeti Jogszabálytár).
Hogy a szoftvered pontosan hogyan küldi az adatot, és milyen tanúsítás kell hozzá, az a technikai részleteken múlik, amelyeket a szállító ismer. Kérdezd meg tőle írásban, és kérd, hogy a válasz a szerződésbe is bekerüljön.
Az áfánál a helyben fogyasztás számít. A NAV tájékoztatója szerint a helyben készített étel és nem alkoholos ital helyben fogyasztásra 5%-os kulccsal adózik, elvitelnél viszont a termékértékesítés dominál (NAV). A pénztárban ezért legyen külön gomb a helyben és az elvitelre, és a beállítást nézd át a könyvelőddel.
A felszolgálási díj legfeljebb a díjalap 15%-a lehet, csak felszolgálóval történő kiszolgálásnál, és a bizonylaton elkülönítve kell feltüntetni (Nemzeti Jogszabálytár). A szoftvernek ezt külön soron kell kezelnie, és ahol nincs felszolgáló, például a pultnál felvett rendelésnél, ne tegye rá automatikusan.
A szabály a minimum. A többi a tiéd.
Mire figyelj, mielőtt aláírsz?
Aláírás előtt azt nézd meg, ami később fájhat: kiviheted-e az adataidat, ha szoftvert váltasz, van-e benne használható foglalás és vendéglista, és mennyi idő a beállítás a te csapatodnak. A modulok száma kevésbé fontos. Egy jól használt foglalási modul többet ér, mint tíz bekapcsolatlan.
| Kérdés a szállítóhoz | Miért kérdezd | Rossz jel |
|---|---|---|
| Ki tudom-e vinni a vendéglistát és az eladásokat táblázatban? | szoftverváltáskor ne maradjon ott a vendégköröd | „csak a mi rendszerünkben látszik” |
| Van-e online asztalfoglalás, és rákerülhet-e a Google-profilra és a weboldalra? | a vendég ott foglal, ahol rád talál | külön díjas, külön szállító, nincs link |
| Rögzíti-e a meg nem jelenést, és küld-e emlékeztetőt? | a kihagyott asztal pénteken a legdrágább | „ezt a felszolgáló jegyzeteli” |
| Egy helyen van-e az étlap a pénztárral, az allergénekkel együtt? | a weboldal és a pénztár ne mondjon mást | az étlapot kétszer kell felvinni |
| Kezeli-e a felszolgálási díjat és a helyben vagy elvitel szerinti áfát? | a bizonylat szabályos legyen | „majd utólag kézzel javítjuk” |
| Mennyi a beállítás és a betanítás ideje? | a csapat a csúcs mellett tanul | nincs betanítás, csak videó |
A legfontosabb az első sor.
A vendéglista a tiéd. Ha a szoftver nem engedi kivinni, a vendégkör a szállítóé, és minden váltásnál nulláról kezdesz.
Ugyanezt a beszállítónál is megnézed. Senki nem ír alá olyan szerződést, amelyben a hűtőkamra kulcsa a beszállítónál marad. A vendéglista a vendégkör hűtőkamrája.
Igen, de minek nekem vendéglista, ha telefonon is foglalnak?
A telefonos foglalás működik, amíg tele vagy. Gyenge hónapban derül ki, hogy a telefonos füzetből nem tudsz üzenni senkinek, mert nincs benne elérhetőség, és nem látod, ki nem járt rég. A vendéglista a januári hét tartaléka, amelyet augusztusban kell feltölteni.
„Nálunk telefonon foglalnak, és ez így jó.” Sok helyen ez a válasz, és van alapja: a telefon személyes, és a törzsvendég szereti, ha megismerik a hangját.
Mások közben már automatizálnak. A TouchBistro 2024-es, több mint 600 amerikai független étteremet kérdező felmérésében a válaszadók 53%-a automatizálja az e-mail-marketinget, és 70%-uk küld személyre szabott ajánlatot (Silicon UK / TouchBistro). Gyártói felmérés és amerikai piac; itthoni összehasonlító adat erről nem ismert.
Ugyanebben a felmérésben csak 39% kínál közvetlen online rendelést, miközben 99% használ legalább egy online rendelési platformot (Silicon UK / TouchBistro). Aki az ételrendelő platformon keresztül rendel, annak az adata ott marad.
A telefon maradhat. Csak a füzet helyett a szoftverbe írja a felszolgáló, névvel és elérhetőséggel.
Nyisd meg ma a vendég-modult. Ha üres, az nem a szoftver hibája: a beállításnál a szállító technikusa azt kapcsolta be, amit kértél, és akkor az NTAK volt a kérés. A határidő sürgetett.
Most már nem sürget.
Éttermi szoftver bérlés vagy vásárlás: mit kérdezz?
Bérlésnél havi díjat fizetsz, és a frissítést, a jogszabály-változást a szállító viszi. Vásárlásnál egyszer fizetsz többet, de a frissítés és a támogatás külön tétel lehet. A döntést arra építsd, mennyi ideig maradsz vele, és mennyibe kerül kilépni belőle, ha nem válik be.
Az árak csomagonként és szállítónként annyira eltérnek, hogy egy átlagszám többet ártana, mint használna. Helyette egy számolási keret, amelyet a saját ajánlataidra kitölthetsz.
Példa (szemléltető, nem valós eset): egy 30 férőhelyes bisztró két ajánlatot kap. Az egyiknél a beállítás és a betanítás 6 óra, a másiknál 14. A betanítás a felszolgálók idejéből megy, csúcson kívül, négy emberrel. Az első ajánlat 24 munkaórába kerül a csapatnak, a második 56-ba. Ha a második ajánlat havidíja alacsonyabb, a különbséget vesd össze ezzel a 32 órával, és azzal, ki tudod-e vinni az adataidat kilépéskor.
A kilépés ára a legrejtettebb tétel.
Kérdezd meg írásban: ha két év múlva váltasz, milyen formában kapod meg a vendéglistát, az eladásokat és az étlapot, és mennyi idő alatt.
Mit tegyél az első hónapban az új szoftverrel?
Az első hónapban ne a modulokat kapcsold be egyszerre, hanem a vendéglistát és a foglalást. Ha ez a kettő megy, minden más ráépül: az emlékeztető, a törzsvendég-üzenet, a forrás mérése. Négy hét, hetente egy lépés, egy felelőssel. A csúcsidőben semmit ne állíts át.
- 1. hét: a pénztár szabályos beállítása a könyvelőddel: helyben és elvitel, felszolgálási díj külön soron.
- 2. hét: az étlap egy helyen, az allergénekkel. Ugyanez kerüljön a weboldalra és a Google-profilra is.
- 3. hét: az online asztalfoglalás bekapcsolása, a link a Google-profilra és a weboldalra, emlékeztető a foglalás előtti napra.
- 4. hét: a vendéglista indítása. Foglaláskor a felszolgáló rákérdez, kér-e a vendég üzenetet az új étlapról és az eseményekről.
A negyedik hét végén nézd meg: hány vendégnek van elérhetősége, és hány foglalás jött online.
Ha az étlap leírását is rendbe tennéd, az étlap-leírás cikk segít. Hogy a foglalási link hová kerüljön a weboldalon, azt az étterem weboldal cikk mutatja meg.
A szoftver nem marketing. A vendéglista az.
Egy szám, amit még ezen a héten megnézhetsz: a tíz legrégebbi törzsvendégedből hánynak van elérhetősége a szoftverben? Ha ötnél kevesebbnek, az első hónap tervét a negyedik héttel kezdd.
Ha a vendéglistát, az étlapot és a hely többi tudását egy rendezett, saját anyagba gyűjtenéd, ehhez készül az üzleti agy kezdőcsomagunk: Kérj értesítést.
Gyakori kérdések
Kell-e NTAK-adatszolgáltatás egy kis kávézónak?
A törvény az előző évi vendéglátási nettó árbevételhez köti az adatszolgáltatást, ezért a kis kávézónál is meg kell nézni, átlépte-e a határt. A regisztráció és az adatszolgáltatás két külön kérdés. A pontos határt és a határidőket a cikk szabályról szóló szakasza idézi a jogszabályból. Bizonytalan esetben a könyvelőddel nézd végig.
Bérelni vagy venni érdemes a vendéglátó szoftvert?
Attól függ, mennyi ideig maradsz vele, és mennyibe kerül kilépni. Bérlésnél a frissítést és a jogszabály-változást jellemzően a szállító viszi, vásárlásnál ez külön tétel lehet. Az ár mellett számold a betanítás óráit is, mert az a csapatod idejéből megy. És kérdezd meg írásban, hogyan kapod meg az adataidat, ha váltasz.
Kivihetem-e a vendégadatokat, ha szoftvert váltok?
Ez szállítónként változik, ezért aláírás előtt kérdezd meg írásban. Kérj táblázatos kivitelt a vendéglistáról, az eladásokról és az étlapról. Ha a szállító csak a saját rendszerén belül mutatja az adatot, a vendégköröd hozzá van kötve. Ezt a pontot én fontosabbnak tartom, mint a modulok számát vagy a kezelőfelület színét.
Kell-e külön foglalási rendszer, ha van vendéglátó szoftverem?
Nem mindig. Sok vendéglátó szoftverben van foglalási modul, csak nincs bekapcsolva. Nézd meg, tud-e online foglalást, emlékeztetőt és meg nem jelenés-jelölést, és rátehető-e a link a Google-profilra. Ha igen, nem kell második rendszer. Ha nem, a külön foglalási rendszernél is az legyen a kérdés, kiviheted-e az adatot.
Források
- 2016. évi CLVI. törvény a turisztikai térségek fejlesztésének állami feladatairól, 12/A. § — Nemzeti Jogszabálytár, 2026 (2026. október 1-jei állapot).
- Mikor alkalmazható a kedvezményes áfakulcs az étkezőhelyi vendéglátásban? — NAV, 2023.
- 44/2024. (XII. 9.) NGM rendelet a felszolgálási díjról — Nemzeti Jogszabálytár, 2026 (2026. február 14-i állapot).
- TouchBistro's 2025 State of Restaurants Report — Silicon UK (Business Wire-közlemény), 2024.