AI-segítséggel írva, a cikk végén felsorolt forrásokból. Nem jogi és nem adótanács.
Röviden: A nyelviskola szoftver azt a rendet viszi tovább, amit leírtál. Ha a beiratkozás lépései, a csoportváltás szabályai és a tanfolyamonkénti képzési adatok nincsenek leírva, a program a mostani táblázatos zűrzavart rendezi új felületre. Előbb ezeket írd le, utána kérdezd ki a szállítót, és a váltást a következő tanfolyamkezdésre időzítsd.
Szerda délután egy diák átkerül a keddi csoportból a csütörtökibe. A táblázat egyik lapján átírod, a másikon elfelejted, a számlázóban pedig marad a keddi csoport neve.
Két hét múlva a csütörtöki tanár nem találja a diákot a jelenléti íven, a keddi pedig hiányzónak jelöli. A havi számla a régi csoport nevével megy ki, és a diák visszaír, hogy ő már nem oda jár.
Nem a táblázat hibázott: három volt belőle.
Annak a nyelviskola-vezetőnek írom ezt, aki ma táblázatban vezeti a csoportokat, a jelentkezőket és a fizetéseket, és szoftvert keres. Szerintem a szoftver a leírt rendet viszi tovább. Ha a beiratkozás lépései és a képzési adatok nincsenek leírva, a program a mostani kapkodást költözteti új felületre. Az alábbi lista azt sorolja, mit írj le előtte, és mit kérdezz a szállítótól. Hogy a szoftver mellett mi kell még a jelentkezők megszerzéséhez, azt a nyelviskola marketingjéről szóló pillércikk tárgyalja.
Nyelviskola szoftver: mit tud, és mit nem tud helyetted?
A nyelviskola szoftver az a program, amely egy helyen tartja a csoportokat, az órarendet, a jelenlétet, a jelentkezőket és a számlázást. Rendet tart, de nem dönti el helyetted, ki melyik csoportba kerül, mikor jár le egy jelentkezés, és mi számít hiányzásnak. Ezeket a szabályokat neked kell beírnod.
Hogy mit tud egy ilyen program, azt jól mutatja egy gyártó saját leírása: tanári órarend és naptár, jelenlét, automatikus számlázás, jelentkező- és diák-nyilvántartás, diák- és szülői felület, fizetési emlékeztető. Az AI által fogalmazott díjemlékeztetőt is egy adminisztrátor hagyja jóvá, mielőtt kimegy (Teach 'n Go, 2026). Ez gyártói állítás, nem független teszt.
A szabály nálad van.
A szoftver olyan, mint egy új órarendtábla a tanári falán. Szebb és átláthatóbb a régi papírnál, de csak azt mutatja, amit felírtak rá, és a csoportbeosztást nem találja ki helyetted.
Mikor lesz szűk a táblázat?
A táblázat addig elég, amíg egy ember vezeti, és a fejében van, ami a cellákból kimaradt. Akkor lesz szűk, amikor ugyanazt az adatot két helyen kell átírni, amikor egy kolléga is belenyúl, vagy amikor a jelentkezőt, a csoportot és a fizetést három külön lap tartja nyilván.
„Eddig is elég volt a táblázat, minek fizessek egy programért?” Érthető kérdés, és néhány csoportnál a válasz tényleg az lehet, hogy nem kell. A határ ott van, ahol a táblázat már nem egy ember fejére támaszkodik. A jelek a hétköznapokban látszanak, nem a havi zárásnál:
- ugyanaz a diák két lapon szerepel, két különböző csoporttal;
- a jelentkező szintfelmérőt kért, és senki nem hívta vissza;
- a fizetési emlékeztetőt fejből, a saját telefonodról küldöd;
- a FAR-jelentéshez a csoportlistát három helyről raksz össze.
Szemléltető számolás (nem mért adat): hat csoport, csoportonként nyolc diák, hetente két csoportváltás vagy lemondás. Ha minden változást három helyen kell átírni, az heti hat átírás, és bármelyik kimaradhat.
Egy kimaradt átírás elég a hibához.
A FAR-jelentés menetét a FAR-adatszolgáltatásról szóló cikk bontja ki.
„Majd a szoftver rendet tesz” — és ki írja le, mi a rend?
Érthető a remény, hogy egy jó program magától rendbe teszi a beiratkozást. A szoftver viszont kérdez: mikor számít valaki beiratkozottnak, mi történik, ha nem fizet, ki dönti el a szintet, hány nap után szól a rendszer. Ha ezekre nincs leírt válaszod, a bevezetés napján, a beállítóképernyő előtt kell kitalálnod.
A raktárprogram is így jár, ha leltár nélkül indítják: pontosan számol, csak rossz induló készletből, és a hibát onnantól gyorsabban és szebben szállítja.
A táblázat azért maradt meg eddig, mert te pontosan tudod, mi van benne, és minden változás a te kezeden megy át. Ez addig működik, amíg nincs kolléga. Aki elsőként önállóan iratkoztat be, a táblázat helyett téged fog kérdezni, minden egyes alkalommal.
Előbb a lépések, aztán a program.
Mit írj le, mielőtt bármit kipróbálsz?
Mielőtt bármelyik programot kipróbálod, két dolgot írnék le: a beiratkozás lépéseit az érdeklődéstől az első óráig, és tanfolyamonként a képzési adatokat. Az első a szoftver munkafolyamata lesz, a második az, amit a FAR-ba is jelentened kell. Ha a kettő megvan, a bemutatón már a saját folyamatodat nézed.
A bejelentés alapján működő felnőttképzőnek is saját képzési programja kell legyen, ezt előzetes minősítés nélkül a FAR-ba tölti fel, a képzés adatait pedig a kezdés előtt jelenti (Fktv. 11., 12., 15. §). A résztvevővel felnőttképzési szerződést kell kötni (13. §). Ugyanezekből az adatokból épül a szoftverben a csoport és a számla.
| Lépés | Mit írsz le | Hol lesz a szoftverben |
|---|---|---|
| Érdeklődés | honnan jött, mit kérdezett, ki válaszol, hány napon belül | jelentkező-nyilvántartás |
| Szintfelmérés | szintfelmérő teszt vagy próbaóra, ki értékeli, mi alapján | a jelentkező adatlapja |
| Csoportba sorolás | KER-szint, időpont, csoportlétszám felső határa | csoport, órarend |
| Szerződés | felnőttképzési szerződés, ki küldi, mikor, hogyan írják alá | dokumentumok |
| Fizetés | részletek, határidő, az emlékeztető szövege | számlázás, emlékeztető |
| Képzési adatok | képzési program, óraszám, kezdés, FAR adatszolgáltatás | a tanfolyam adatlapja, export |
A számlázás beállításánál egy adókérdés is előjön. Az áfatörvény szerint a nyelvi képzés adómentes, ha felnőttképző végzi, engedélyköteles tevékenységnél pedig a mentesség feltétele az engedély (Áfa tv. 85. §). Hogy a te tanfolyamaidra melyik szabály vonatkozik, a könyvelőddel döntsd el, és a szoftverbe már a döntést írd be.
A szoftver a döntést tárolja, nem hozza.
Mit kérdezz a szállítótól a bemutató előtt?
A bemutatón a szállító a program erős oldalát mutatja meg, ezért a kérdéseket érdemes előre, a saját leírt lépéseidből összeállítani. Öt kérdést tennék fel: hogyan kezeli a csoportváltást, hogyan exportál, ki hagyja jóvá az automatikus üzeneteket, hol vannak a diákok adatai, és mi lesz velük felmondáskor.
- Mutasd meg, mi történik, ha egy diák a második héten csoportot vált: hol frissül a jelenléti ív és a számla?
- Ki tudom-e exportálni tanfolyamonként a képzési adatokat úgy, hogy a FAR-jelentéshez ne kelljen újra összeraknom?
- Az automatikus fizetési emlékeztetőt ki hagyja jóvá, mielőtt kimegy?
- Hol tárolják a diákok adatait, és ki fér hozzájuk?
- Ha felmondok, milyen formában kapom vissza az összes adatot?
Ha a beiratkozást egy irodai kolléga intézi, őt vidd magaddal a bemutatóra. Ő tudja, hol akad el ma a táblázat, és ő fogja naponta használni a programot.
A demó a szállító terepe.
A jelentkezés és az első óra közötti leveleket a beiratkozási e-mailekről szóló cikk veszi végig. Ezeket a szoftver emlékeztetőibe is be tudod tenni, ha előbb leírtad őket.
Mit tegyél: a váltás sorrendje
A váltást négy lépésben csinálnám: leírás, kipróbálás egy kisebb tanfolyamon, átállás a következő tanfolyamkezdésnél, és csak utána a régi táblázat lezárása. Futó tanfolyam közben nem váltanék, mert akkor a csoportok, a számlák és a jelenléti ívek egyszerre két helyen élnek, és mindkettő félig igaz.
- Írd le a beiratkozás lépéseit és tanfolyamonként a képzési adatokat.
- Állítsd össze a szállítói kérdéseket a leírásból.
- Két programot próbálj ki egy-egy kisebb tanfolyamon, valódi adatokkal.
- A következő tanfolyamkezdéstől az új csoportok már csak a választott programba kerüljenek.
- A régi táblázatot a futó csoportok végéig tartsd meg csak olvasásra.
Példa (szemléltető, nem valós eset): egy négy tanárral dolgozó nyelviskola tizenegy csoportot vezet három táblázatban. Júniusban leírják a beiratkozás hat lépését és a tanfolyamonkénti képzési adatokat. Júliusban két programot próbálnak ki egy-egy nyári intenzív tanfolyamon. Szeptembertől az új csoportok már csak a választott programba kerülnek.
A szoftver annyira rendes, amennyire a leírásod.
Egy kérdés a csapatnak a következő megbeszélésen: mikor számít nálatok valaki beiratkozottnak? Ha mindenki mást mond, a következő lépés a leírás, és csak utána a program.
Ha a beiratkozás lépéseit, a képzési adatokat és a visszatérő válaszaidat egy rendezett, saját tudásbázisba gyűjtenéd, amelyből a kolléga és az AI is dolgozhat, ehhez készül a Business Brain Starter Kit: Kérj értesítést.
Gyakori kérdések
Melyik nyelviskola szoftvert válasszam?
Erre nincs megbízható, független nyilvános összehasonlítás, ezért programot nem neveznék meg. A választást a saját leírt beiratkozási lépéseid döntsék el: azt érdemes választani, amelyik a csoportváltást, a fizetési emlékeztetőt és az adatexportot a te folyamatod szerint kezeli. Két programot próbálj ki egy-egy kisebb tanfolyamon, mielőtt az egész iskolát átviszed.
Kiváltja a szoftver a FAR-adatszolgáltatást?
Ezt kérdezd meg a szállítótól, és ne feltételezd. A felnőttképzési törvény szerint a képzési programot a FAR-ba kell feltölteni, a képzés adatait pedig a kezdés előtt jelenteni. Ha a program ehhez exportot ad, az időt spórol, az ellenőrzés és a felelősség viszont a tiéd marad. Kérj a bemutatón próbaexportot egy valódi tanfolyam adataival.
Mikor érdemes táblázatról szoftverre váltani?
Akkor, amikor ugyanazt az adatot több helyen kell átírnod, amikor egy kolléga is iratkoztat be, vagy amikor a jelentkezők visszahívása rendszeresen elmarad. Néhány csoportnál a táblázat is elég lehet, ha egy ember vezeti, és minden változás az ő kezén megy át. A váltást a következő tanfolyamkezdésre időzíteném, futó tanfolyam közben nem.
Mire figyeljek egy felnőttképzés szoftver kiválasztásánál?
Arra, hogy a felnőttképzés papírjai is beleférjenek: a képzési program adatai, a felnőttképzési szerződés, és a kezdés előtti FAR adatszolgáltatáshoz szükséges adatok. Kérdezd meg, hogyan exportál, ki hagyja jóvá az automatikus üzeneteket, hol vannak a diákok adatai, és felmondáskor milyen formában kapod vissza mindet. A választ a saját leírt folyamatodon ellenőrizd.
Források
- Teach 'n Go, „Language school management software” (gyártói oldal), megnyitva 2026. https://www.teachngo.com/
- Nemzeti Jogszabálytár, 2013. évi LXXVII. törvény a felnőttképzésről, hatályos szöveg, megnyitva 2026. https://njt.jog.gov.hu/jogszabaly/2013-77-00-00
- Nemzeti Jogszabálytár, 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról, hatályos szöveg, megnyitva 2026. https://njt.jog.gov.hu/jogszabaly/2007-127-00-00