Ingatlanos szoftver: CRM, hirdetésfeladás, utánkövetés — mit nézz meg előtte

Ingatlanos szoftver választása előtt: a CRM a leírt utánkövetési rendet viszi, a kolléga fejében lévőt nem. Mit írj le előbb, és mit nézz meg a próbahéten.

Szerző: · alapító, Miriad

AI-segítséggel írva, a cikk végén felsorolt forrásokból.

Röviden: Az ingatlanos szoftver (CRM, hirdetésfeladás, utánkövetés) azt a rendet viszi végig, amelyet leírtál: ki válaszol az érdeklődőnek, mennyi időn belül, mi a következő lépés, és mi történik a bejárás után. Amit a kolléga fejben tart, azt nem látja. Mielőtt programot választasz, írd le egy oldalon az utánkövetési rendet, és ahhoz mérd a jelölteket.

„Melyik ingatlanos szoftvert vegyem, hogy ne vesszenek el az érdeklődők?”

A kérdés egy hétfői irodai megbeszélésen hangzik el. A múlt héten két portálos érdeklődőre senki nem válaszolt, mert mindenki azt hitte, a másik már felhívta. Az egyik vevő csütörtökön egy másik irodával nézte meg ugyanazt a lakást.

Ezen a héten a szoftver sem segített volna.

A program annyit tud, amennyit leírtál neki: kié az érdeklődő, mennyi időn belül kap választ, és mi a következő lépés. Ha ez csak a kollégák fejében él, a programból drágább táblázat lesz, amelyet senki nem nyit meg.

Ha te is szoftvertől várod, hogy az érdeklődők ne vesszenek el, előbb egy oldalt kell megírnod, és csak utána programot választanod. Megmutatom, mi kerüljön arra az oldalra, és mire figyelj a CRM, a hirdetésfeladás és az utánkövetés kiválasztásánál. Hogy a megtartott érdeklődőből hogyan lesz eladói megbízás, azt az ingatlanos marketingről szóló pillércikk mutatja meg.

Ingatlanos szoftver: mit tud a CRM, és mit nem?

Az ingatlanos szoftver az a program, amely az iroda érdeklődőit, ingatlanjait és teendőit egy helyen tartja: CRM az ügyfeleknek, hirdetésfeladás a portálokra, emlékeztető az utánkövetéshez. Azt viszi végig, amit beállítottál benne. Hogy kit mikor kell visszahívni, azt neked kell eldöntened és leírnod, mielőtt a program bármit csinálna.

A CRM emlékeztet. Dönteni nem fog.

A CRM olyan, mint az iroda kulcsszekrénye. Csak az a kulcs van benne, amelyet valaki felakasztott, és csak akkor találod meg, ha ráírta a címkét.

Az amerikai ingatlanosok 2026-ban a közös hirdetési adatbázis (MLS, 96%), az elektronikus aláírás (79%) és a bejárás-időpontfoglaló (68%) mellett 46%-ban használtak CRM-et (NAR, 2026). A CRM tehát nem a lista elején áll.

A kis irodák még ritkábban adják a kollégák kezébe. Az egyirodás amerikai cégeknek 23%-a ad vagy javasol CRM-et, a négy- vagy többirodásoknál ez 45%, a marketingautomatizálásnál 11% és 40% (NAR, 2025). A magyar arányról nincs megbízható nyilvános adat.

Mire figyelj, mielőtt szoftvert választasz?

Négy dolgot nézz meg a választás előtt: be tudod-e vinni a saját utánkövetési rendedet, hova kerülnek a portálos érdeklődők, mennyi idő alatt tanulja meg a csapat, és ki tudod-e vinni az adataidat, ha váltasz. A funkciólista ennél hosszabb, de ez a négy dönti el, használja-e majd valaki.

Kérdés Mit nézz meg a próbahéten Ha nem teljesül
Beállítható a saját rended? a bejárás utáni lépések emlékeztetőként, dátummal, felelőssel a rend papíron marad, a program üres
Hova kerül az érdeklődő? a portálos levél magától bekerül-e, és kihez valaki kézzel másolja, vagy senki
Megtanulja a csapat? egy kolléga egy délután alatt felvisz-e egy ingatlant és egy érdeklődőt egy hónap múlva újra füzetben dolgoztok
Kivihetők az adataid? letölthető-e az ügyféllista táblázatba váltáskor nulláról indulsz

A tanulás nem mellékes szempont. A NAR 2026-os felmérésében az új technológia két fő akadálya a tanulás nehézsége (63%) és a költség (59%) volt, és az ingatlanosok 36%-a havi 50–250 dollárt költött technológiára (NAR, 2026).

Amit nem használnak, azért is fizetsz.

Mit írj le, mielőtt bármit megveszel?

Az utánkövetési rendet írd le egy oldalon: ki kapja az érdeklődőt, mennyi időn belül válaszol, mi a második és a harmadik lépés, és mikor kerül az érdeklődő a negyedéves levél listájára. Ez lesz a szoftver beállítási terve. Amíg nincs meg, minden program ugyanannyit ér: egy üres naptárat.

Előbb a rend, aztán a program.

Az időzítés az eladói érdeklődőnél is számít. A Zillow 2025-ös felmérésében az eladók 59%-a az első ingatlanost bízta meg, akivel beszélt (Zillow, 2025). Az eladói érdeklődőnek ezért külön sor kell a rendben.

Példa (szemléltető, nem valós eset): egy háromfős iroda egyoldalas rendje.

  1. Portálos vevő-érdeklődő: munkaidőben két órán belül válasz, este másnap kilencig; felelős az, aki a hirdetést kezeli.
  2. Eladói érdeklődő: aznap hívás az irodavezetőtől, értékbecslési időponttal.
  3. Lakásbejárás után: aznap üzenet, két-három nap múlva egy kérdés, egy-két hét múlva egy hasonló ajánlat.
  4. Három üzenet válasz nélkül: a negyedéves piaci levél listája, ha az érdeklődő hozzájárult.
  5. Hétfő reggel: a nyitott teendők átnézése, név szerint.

A bejárás utáni három üzenetet szóról szóra az érdeklődő utánkövetéséről szóló cikk adja.

A tulajdoni lap is csak azt mutatja, amit bejegyeztek. Ami szóban hangzott el, az a földhivatalnak nem létezik, és a CRM-nek sem.

És ha a kollégák eddig is fejben tartották?

Fejben tartani addig lehet, amíg ugyanaz az ember végig ott van. Jön egy szabadság, egy betegség vagy egy kolléga, aki másik irodába megy, és az érdeklődők listája vele együtt távozik. A leírt rend a kolléga munkáját nem veszi el, csak átadhatóvá teszi: ugyanazt a lépést bárki megteheti.

„A jó ingatlanos fejben tartja az ügyfeleit, a program csak papírmunka.” Ebben van valami: a kapcsolat a kollégáé, és nem lesz a programé. Számold végig: ha egy kolléga heti nyolc új érdeklődőt kap, és mindegyikhez három utánkövető lépés tartozik, az havonta közel száz teendő. Ennyit fejben tartani nem tehetség kérdése.

Ami nincs leírva, azt nem lehet beállítani.

„Már próbáltunk egy programot, senki nem használta.” Jogos tapasztalat, és nem mindig a program hibája. Ha a rendet senki nem írta le, a kolléga nem tudja, mit rögzítsen, ezért nem rögzít semmit. A második próbálkozás ezért a leírt renddel indul, a program csak utána jön.

Ha az iroda rendje ma annyi, hogy mindenki tudja, mit kell csinálni, akkor a rendet valójában te tartod. Minden kérdés hozzád fut be, és minden elveszett érdeklődő utólag derül ki, egy hétfői megbeszélésen. Évekig így működött, amíg ketten-hárman voltatok, ezért nem tűnt fel, mikor lett túl sok.

Hirdetésfeladás és portálok: mit kössön össze a program?

A hirdetésfeladás akkor spórol időt, ha az ingatlan adatait egyszer viszed fel, és a program onnan tölti a portálokat és a saját oldalt. Ehhez az adatlapnak teljesnek kell lennie: alapterület, alaprajz, energetikai besorolás, irányár. A hiányos adatlapot a program minden portálra ugyanolyan hiányosan küldi ki.

Egyszer felvinni, sokszor kiküldeni.

Az energetikai besorolás az eladási és a bérbeadási hirdetésben kötelező (176/2008. Korm. rendelet 3. § (2a)), ezért az adatlapon is legyen kötelező mező. Ha a program engedi üresen menteni, a hiány minden portálon megjelenik.

A tét nő. A KSH szerint 2026 I. negyedévében 11%-kal kevesebb lakásadásvétel volt, mint egy évvel korábban, az adat még hiányos (KSH, 2026). Kevesebb adásvételnél minden érdeklődőnek nagyobb a súlya. Hogy melyik portálon legyél fent, azt a hirdetési oldalakról szóló cikk veszi végig.

Mit tegyél: négy hét a választásig

A választás négy hétig tart, és az első hét nem a programokról szól. Előbb leírod a rendet, aztán két-három programot kipróbálsz ugyanazzal a valós héttel, végül a csapat dönt arról, melyiket használja. A sorrend azért számít, mert így a program igazodik a munkátokhoz, és nem fordítva.

  1. Első hét: az egyoldalas rend, a fenti példa szerint; a csapat átnézi és kiegészíti.
  2. Második hét: két-három jelölt próbaverziója; mindegyikbe beállítod ugyanazt a rendet.
  3. Harmadik hét: egy valós hét érdeklődői párhuzamosan a programban és a régi helyen; a hét végén megszámolod, hol maradt kevesebb nyitott teendő.
  4. Negyedik hét: döntés, adatköltöztetés, és egy hétfői átnézés, amely onnantól állandó.

Ha AI-t is használsz, a leírt rend neki is utasítás: abból írja az első válasz vázlatát, te jóváhagyod. Hogy mire jó még az irodában, azt az ingatlanos AI-ról szóló cikk mutatja meg.

Amit leírtál, viszi. A többit elfelejti.

A héten egy döntést hozz meg: ki felel a portálos érdeklődőért, és mennyi időn belül válaszol. Ha ez leírva ott van a falon, már van mit beállítani. Mutasd meg annak a kollégának is, aki a hirdetéseket kezeli, mert ő fogja a programot naponta használni, nem te.

Ha az iroda rendjét, sablonjait és szabályait egy mappába rendeznéd, amelyből a kollégák és az AI is dolgozik, az Üzleti Agy kezdőcsomag erre készül: Kérj értesítést.

Gyakori kérdések

Melyik ingatlanos szoftvert válasszam kis irodába?

Azt, amelybe be tudod állítani a saját utánkövetési rendedet, és amelyet a csapat egy próbahét után is használ. Név szerinti ajánlást nem adok, mert a jó választás a ti rendetektől függ. Próbálj ki kettőt-hármat ugyanazzal a valós héttel, és nézd meg, melyikben maradt kevesebb nyitott teendő a hét végén.

Kell CRM egy egyfős ingatlanirodának?

Nem feltétlenül program kell, hanem leírt rend. Egy ember mellett egy jól vezetett táblázat és egy naptár is elég, ha minden érdeklődő bekerül, és minden lépésnek van dátuma. CRM akkor kell, amikor a táblázatot már nem nézed át naponta, vagy egy második ember is dolgozik ugyanabból a listából.

Mire jó a hirdetésfeladó program?

Arra, hogy az ingatlan adatait egyszer viszed fel, és onnan kerülnek ki több portálra és a saját weboldaladra. Akkor spórol időt, ha az adatlap teljes, mert a hiányt is mindenhova kiküldi. A próbahéten nézd meg, mely portálokkal köt össze, és hogyan frissíti az árat, ha változik az irányár.

Mennyi idő, amíg a csapat megtanul egy új programot?

Ez a programon és a csapaton múlik, megbízható magyar adat nincs rá. A próbahéten mérd meg, egy kolléga mennyi idő alatt visz fel egy ingatlant és egy érdeklődőt, és a hét végén hány érdeklődő hiányzik a programból. Ha a második héten is sok hiányzik, a programot vagy a rendet egyszerűsítsd.

Források

Kapcsolódó cikkek

Termékek a Miriadtól

Üzleti agyÜzleti Agy kezdőcsomag

Kilenc lépés, egy mappa: a céged alapjai olyan fájlokban, amelyekből az AI dolgozni tud.

14 900 Ft

Értesítést kérek

Az összes csomag