Röviden: az AI az árajánlat-készítésben nem árat számol és nem műszaki döntést hoz. Az ár és a műszaki rész a te adatodból jön: kalkulációból, képesség-listából, ajánlatsablonból. A gép ebből rakja össze a szöveget, forrással minden állítás mellett, és kiszűri azt, amit nem vállalhatsz: a nem létező tanúsítványt, a tarthatatlan határidőt, a felsőfokot.
Hétfőn reggel három ajánlatkérés vár a postafiókban. Mindhárom rajzzal, STEP-fájllal, és mindhárom „mielőbb” határidővel.
Az ajánlatkészítő kolléga a kalkulációt két nap alatt megcsinálja. A kísérőlevelet, a műszaki leírást és a feltételeket viszont minden alkalommal újraírja, egy tavalyi ajánlatból kiindulva.
Szerdára kimegy az első. A másik kettő csütörtökön. Közben a vevő egy másik beszállítótól már kapott választ.
A két nap tehát nem a kalkuláción megy el, hanem a szövegen, amit valaki minden alkalommal egy régi ajánlatból farag újra. Az árat ettől még nem kell gépre bízni, és nem is szabad. Az ár és a műszaki rész a te adatodból jön; a gép a kísérőlevelet, a leírást és a tisztázó kérdéseket rakja össze belőle, és szól, ha két számod nem egyezik.
Mit csinál az AI az árajánlat-készítésben?
Az AI az árajánlat-készítésben a szövegmunkát végzi: kísérőlevél, műszaki leírás, feltételek, tisztázó kérdések. Mindezt a te képesség-listádból, ajánlatsablonodból és kalkulációdból, forrással. Az árat nem ő számolja, a műszaki megoldást nem ő választja. Ő ellenőrzi, hogy a szöveg és a kalkuláció ugyanazt mondja.
A munka megosztása olyan, mint a gyártósoron a szerszámkészítő és a gépkezelő között. A szerszámot a szakember készíti, egyszer. A gép utána ezzel dolgozik, darabról darabra, ugyanúgy.
Az ajánlatnál a szerszám a képesség-lista és a sablon.
Ha ezek megvannak, a gép minden ajánlatban ugyanazt a gépparkot, ugyanazt a tűrési tartományt és ugyanazokat a feltételeket írja. Ha nincsenek, minden ajánlat egy kicsit más lesz, attól függően, ki és melyik régi ajánlatból írta.
Ár és műszaki rész: mi jön a te adatodból?
Minden, ami pénzbe vagy felelősségbe kerül: az ár, az átfutási idő, a tűrés, a felületkezelés, a tanúsítvány, a paritás és a fizetési feltétel. Ezek a te kalkulációdból és képesség-listádból jönnek, és a gép csak beemeli őket. A gép a szöveget, a sorrendet és az ellenőrzést adja hozzá.
| Ajánlatrész | Forrás | Ki dönt | Mit csinál a gép |
|---|---|---|---|
| Ár | kalkuláció | ajánlatkészítő | beemeli, összeveti a szöveggel |
| Átfutási idő | gyártástervezés | ügyvezető vagy termelésvezető | beemeli, jelzi, ha eltér a sablontól |
| Műszaki leírás | képesség-lista, rajz | műszaki vezető | megírja a te szavaiddal |
| Tanúsítvány, megfelelőség | tanúsítványok listája | minőségügyi felelős | csak az érvényeset írja be |
| Paritás, fizetés | ajánlatsablon | ügyvezető | beemeli, rákérdez, ha a kérés más |
| Tisztázó kérdések | rajz, kérés | ajánlatkészítő | listát készít a hiányzó adatokról |
A paritásnál egy szó is számít. Az Incoterms 2020 tizenegy háromjelű feltétele határozza meg, ki viseli a feladatot, a költséget és a kockázatot az eladó és a vevő között (ICC, Incoterms 2020). Ha a sablonban EXW áll, és a kísérőlevél „szállítással együtt” árat ír, a vita a teljesítéskor jön elő.
Példa (szemléltető, nem valós eset): egy lemezmegmunkáló cég ajánlatkérésére a gép a rajz alapján négy tisztázó kérdést állít össze: a felületkezelés színe, a sorozatnagyság, a kért paritás és az anyagbizonylat szükségessége. A kísérőlevélbe a kalkuláció árát és a gyártástervezés három hetét emeli be. A szövegben a tavalyi sablonból maradt „ISO 14001” sort pirossal jelzi, mert a tanúsítványok listájában nincs ilyen. Az ajánlatkészítő a négy kérdést elküldi, a piros sort törli.
Igen, de az AI nem érti a szakmát?
A gép nem a szakmát érti, hanem a te leírt szakmádból dolgozik. Ha a képesség-listádban ott a géppark, a tűrési tartomány és a felületkezelések, a gép ezekből ír, és amit a kérés ezen felül kér, arra rákérdez. A szakmai döntés a műszaki vezetőé marad, aki egy pillantással ellenőrzi a forrást.
„Az AI nem érti a szakmát.” Érthető, ha eddig általános kérdést tettél fel neki, és általános választ kaptál. Egy jó ajánlatkészítő sem a semmiből ír: a kalkulációból, a sablonból és a tavalyi ajánlatokból. A gép ugyanezt teszi, csak minden ajánlatnál ugyanazzal a fegyelemmel.
„Nincs időm megtanítani.” Nem is kell tanítani. Egyszer kell leírni, mit tudtok: ez a képesség-lista. Ha a tudás csak a műszaki vezető fejében van, az a gond akkor is, ha soha nem használsz AI-t, mert az ő szabadsága alatt sem megy ki ajánlat.
Hogy a képesség-lista megszületik-e, azon múlik, kap-e rá a műszaki vezető egy délutánt a gyártás mellől. Ezt a délutánt csak az ügyvezető adhatja oda, és a legtöbb gyárban azért marad el, mert mindig van sürgősebb szériaindítás.
Tiltott állítás: mit szűr ki a gép?
A gép azt szűri ki, amit a forrásban nem talál: nem létező tanúsítványt, a gyártástervezésnél rövidebb határidőt, a képesség-listán kívüli tűrést, és a felsőfokú, ellenőrizhetetlen állítást. Ezek nem stílushibák. Üzleti partner megtévesztése lehet belőlük, és azt a magyar versenyjog tiltja.
A tilalom a Tpvt. 8. §-ában áll: „Tilos a gazdasági versenyben az üzletfeleket megtéveszteni” (Tpvt., Jogtár, 1996). B2B-ben ez a kapacitásra, a tűrésre és a tanúsítványra is vonatkozik.
A tiltólista rövid, és a tiéd:
- tanúsítvány csak a tanúsítványok listájából, érvényességgel;
- határidő csak a gyártástervezésből;
- tűrés és anyag csak a képesség-listából;
- felsőfok és összehasonlítás a versenytárssal: nem;
- „rövid határidő”, „rugalmas”, „bármilyen méret”: csak számmal, forrással.
Amit a gép kiszűr, az kérdésként jön vissza az ajánlatkészítőhöz, nem tűnik el csendben.
Miért számít az ajánlat szövege, ha az ár a lényeg?
Mert a vevő ritkán vizsgál sok beszállítót, és a pontos, gyors, tisztázó kérdésekkel érkező ajánlat bizalmat épít az ár előtt. Ha a szöveg pontatlan, a vevő azt gondolja, a gyártás is az. Ha pontos, a rövid listán maradsz, akkor is, ha nem te vagy az olcsóbb.
Ipari beszerzők felmérésében 71% öt beszállítónál kevesebbet vizsgál meg döntés előtt, és csak 3% tíznél többet (Thomas, 2019). Kevés a hely a listán.
Itthon is sokan versenyeznek érte. Az MKIK 2025 őszi, hét városban tartott beszállítói fórumán nagyjából hatvan nagyvállalat és 850 beszállító vett részt, közel ezer találkozóval (Economx, 2025).
A szöveg nem dísz. Szűrő.
Mit tegyél a következő tíz ajánlatnál?
Az első lépés a képesség-lista: géppark, tűrési tartomány, anyagok, felületkezelések, tanúsítványok érvényességgel, szokásos átfutás, paritás. Mellé egy ajánlatsablon és a tiltott állítások listája. Ha ezek megvannak, a következő tíz ajánlatot a gép előkészíti, az ajánlatkészítő ellenőrzi és küldi, és közben mindkettőtök idejét felírjátok.
- Képesség-lista: egy oldal, a műszaki vezetővel egyszer átnézve.
- Sablon: kísérőlevél, feltételek, paritás, fizetés.
- Tiltólista: a fenti öt sor, a saját kiegészítéseiddel.
- Mérés: írd fel a tíz ajánlatnál, mennyi idő volt a kéréstől a kiküldésig, és hány tisztázó kérdés ment ki.
- Visszajelzés: ha egy ajánlatot elvesztettetek, írd mellé, miért, ha tudod.
Hogy a képesség-lista hogyan áll össze a katalógusból és a weboldalból, azt az AI a gyártó cégnél cikk írja le, a leltár módszerét a cégtudás-leltár. Hogy egy pilot hogyan nézne ki a te gyáradban, azt a szemléltető gyártói útmutató veszi végig, a teljes sorrendet az AI-bevezetés kis cégnek útmutató.
Az ár a tiéd. A szöveg is a tiéd, csak nem neked kell gépelned.
A következő beérkező ajánlatkérésnél írj fel két dolgot: mikor jött a rajz, és mikor ment ki a válasz. Mellé azt, hány bekezdést írt át kézzel az ajánlatkészítő a tavalyi sablonhoz képest. Ez a két szám lesz a mérce, amihez a képesség-lista után viszonyítasz.
Bemutató vagy konzultáció: ha a saját cégemen néznéd meg élesben, vagy a te ajánlataidról beszélnél, ott kérhetsz rá időpontot.
Gyakori kérdések
Kiszámolhatja az AI az ajánlati árat?
Ne bízd rá. Az ár a te kalkulációdból jön: anyag, gépidő, felületkezelés, szállítás, árrés. A gép ezt a számot beemeli az ajánlatba, és ellenőrzi, hogy a szövegben ugyanaz szerepel-e, mint a kalkulációban. A döntés, hogy mennyiért vállalod, a tiéd vagy az ajánlatkészítődé marad, minden egyes ajánlatnál.
Mit csináljak, ha a vevő olyat kér, amit nem tudunk?
Mondd ki az ajánlatban, és írd mellé, mit tudsz helyette. Ha a gép a te képesség-listádból dolgozik, észreveszi, hogy a kért tűrés vagy felületkezelés nincs benne, és kérdést tesz fel, nem ígéretet. Egy megalapozatlan vállalás többe kerül egy elvesztett ajánlatnál, mert a vevő a teljesítéskor kéri számon.
Mennyi előkészítés kell, mielőtt az AI ajánlatot ír?
Egy képesség-lista, egy ajánlatsablon, az utolsó tíz-húsz ajánlat és a tiltott állítások listája. Ez az első ajánlatok előtt egyszer készül el, utána csak akkor változik, ha új gép, új tanúsítvány vagy új feltétel jön. A legtöbb cégnél az anyag megvan, csak szét van szórva.
Források
- Incoterms® rules – International Chamber of Commerce, Incoterms 2020.
- 1996. évi LVII. törvény (Tpvt.) – Wolters Kluwer Jogtár, 2026-09-27-től hatályos szöveg.
- New Thomas report reveals industrial buyer habits – Thomas, 2019-01-31.
- MKIK iparkamarai beszállítói fórum (interjú) – Economx, 2025-09-21.