Saját cégünk esete, a cég neve és tételszámok nélkül.
Röviden: a saját szolgáltató kisvállalkozásunknál a havi számlákat kézzel kellett összeszedni portálokról, levelekből és fotókról. A könyvelő listájából hiánylista lett, a letöltés, a fotók és a kimenő számlák egy rutinba kerültek, a hiányzó számlákhoz levélpiszkozat készült, a rutin pedig scriptekbe. A csomag a könyvelő határideje előtt nála volt.
A könyvelőnek szóló havi csomag nem könyvelési feladat. Gyűjtési feladat, és a nehezét nem a számok adják, hanem az, hogy a számlák sokféle úton érkeznek, és mindegyiket máshol kell keresni.
A könyvelői számlagyűjtés az a havi munka, amelyben a cég minden beérkező és kimenő számlája egy csomagba kerül, hiánytalanul, a könyvelő határideje előtt. Kis cégnél ezt sokszor a tulajdonos végzi, este, a határidő előtti napokban.
A kiinduló helyzet: a számla megvan, csak nem ott, ahol keresed
A beérkező számlák egy része levélben jön csatolmányként, egy része a szolgáltató portálján várja, hogy valaki belépjen és letöltse, egy része papíron érkezik, és fotó készül róla. A kimenő számlák a számlázóban vannak. Mindegyik megvan valahol, de egyik sincs ott, ahol a könyvelő keresné.
A hónap végén ebből az lett, hogy a postafiókot és a portálokat egyenként kellett végigjárni, és fejben tartani, mi van már meg. Ha valami kimaradt, arra sokszor csak a könyvelő kérdése figyelmeztetett, utólag.
A számviteli törvény a gazdasági eseményekről bizonylatot kér (Számviteli törvény 165. §, Nemzeti Jogszabálytár, 2000), így a hiányzó számla nem kényelmetlenség, hanem a könyvelés hézaga. A könyvelő ezt pótolni nem tudja, csak kérdezni.
Egy projekt átadásánál mindenki ismeri az átadási listát: ami nincs rajta kipipálva, az nincs kész. A havi számlagyűjtésből pont ez a lista hiányzott.
Mit csináltunk, a könyvelő listájától visszafelé
A rutin a könyvelő oldaláról indult, nem a postafiókéról. Az alapozás a hiánylista volt: mi az, amit a könyvelő vár, és ebből mi van már meg. A motor a gyűjtés: levél, portál, fotó, kimenő számla. A gondozás pedig a leírt havi rutin és a scriptek, hogy a következő hónap ne nulláról induljon.
1. Hiánylista a könyvelő listájából. A kiindulópont a könyvelő listája volt arról, mit vár. Mellé került, ami már megvolt, így a hiány tételesen látszott, mindegyik mellett a várható forrással.
2. Letöltés levélből és portálokról. A levélben érkezett számlák a csatolmányokból, a portálokon várók a szolgáltatói felületekről kerültek a csomagba.
3. Fotó-workflow. A papíron kapott számla fotója ugyanabba a havi mappába kerül, ugyanazzal az elnevezési renddel, mint a többi.
4. Kimenő számlák. A számlázóból a hónap kimenő számlái is a csomagba kerültek, hogy a könyvelő egy helyen kapjon mindent.
5. Levélpiszkozat a hiányzó számlákhoz. Ahol egy partner számlája nem volt meg, oda levélpiszkozat készült. A rendszer nem küldte el, csak előkészítette.
6. Havi rutin leírva és scriptekbe téve. A lépések sorrendje, a források és a „mikor hiányzó egy tétel” szabály le van írva, az ismétlődő lépéseket pedig néhány rövid script végzi.
Mi készült, és mi került a cég kezébe
A cégnél maradt maga a havi csomag, a hiánylista a forrásokkal, a rutin leírása és a scriptek. Mindegyik olvasható, átlátható formában, közönséges fájlokként. A következő hónapban ugyanez a rutin fut, és ha valaki más veszi át, a leírásból el tudja kezdeni.
- Havi csomag: a hónap beérkező és kimenő számlái egy helyen, egységes elnevezéssel.
- Hiánylista forrással: minden hiányzó tétel mellett, honnan kellene érkeznie, és ki kérje be.
- Rutin-leírás: a havi lépések sorrendje és a „mikor hiányzó” szabály.
- Scriptek: a letöltés és a csomag összerakásának ismétlődő lépései.
Példa (szemléltető, nem valós partner): a hiánylista egy sora. Tétel: „tárhely-szolgáltatás, havi díj”. Várható forrás: a szolgáltató portálja. Állapot: a portálon nincs fent. Teendő: levélpiszkozat a szolgáltatónak, jóváhagyásra várva.
Amit tulajdonosként láttam és eldöntöttem
A legnagyobb változás nem a letöltésben volt, hanem abban, hogy a hiány tételes lett. Korábban a „még hiányzik valami” érzés volt; most egy lista, soronként egy partnerrel és egy teendővel. A lista a hónap végére rövidebb lett, és minden megmaradt sora mellett ott a teendő.
A feltöltést a könyvelőnek én végeztem, a határidő előtt. Ezt szándékosan hagytuk kézben: a csomagért a cég felel, ezért az utolsó lépés előtt ember nézi át, mi megy ki a nevünkben.
A levélpiszkozatoknál ugyanez volt a döntés. A rendszer előkészíti a levelet, de a partnernek ember küldi. Egy szolgáltatónak szóló „hiányzik a számlátok” levél hangnemén is múlik, mennyire gyorsan jön a válasz.
A rutin leírásakor ki kellett mondani azt is, mikor számít hiányzónak egy tétel. Korábban ezt a könyvelő kérdése döntötte el, utólag. Most a lista mondja meg, még a határidő előtt.
Mi jön ezután: a második hónap a leírt rutinból
A második hónapban a rutin a leírásból indul: az első lépés a könyvelő listája, és a hiánylista már a hónap elején megmutatja, mi hiányzik. Így a bekérés a határidő előtt elindulhat, nem a könyvelő utólagos kérdésére, és a tulajdonos estéje sem a postafiók átfésülésével telik. A scriptek a letöltést és a csomag összerakását végzik, a végén pedig a tulajdonos átnézi és feltölti a csomagot, ahogy az első hónapban.
A visszakérdezett partner-számlák a hiánylistán maradnak, felelőssel és kész levélpiszkozattal. Ahol egy portál kézi belépést kér, ott a rutin emlékeztet, így ami kézi, az is a listán van, és semmi nem marad észrevétlen. Ha valaki más veszi át a havi gyűjtést, a rutin leírásából és a hiánylistából el tudja kezdeni, és nem kell fejből tudnia, melyik számla honnan jön.
Időkeret: az első csomagtól a lezárásig
Az első havi csomag a hónap elején készült el, a könyvelő határideje előtt. A hónap második felében a visszakérdezett tételek közül pótoltuk, amit lehetett, és a hónapot lezártuk. A következő hónap már a leírt rutinnal és a scriptekkel indul, nem a postafiók átfésülésével.
Ha a második hónapban új kivétel jön elő, az is a leírásba kerül, így a rutin hónapról hónapra teljesebb.
Mit vihetsz el ebből a saját cégedhez
A rutinhoz nem kell új program, de kell egy lista, amely a könyvelő oldaláról indul. Kérd el tőle, mit vár havonta, és tedd mellé, ami megvan. Amit így kapsz, az már nem érzés, hanem tételes hiánylista, és abból látszik, hány helyről kell a számláidat összeszedni.
- Kérd el a könyvelődtől a havi elvárt tételek listáját, és abból indulj.
- Minden hiányzó tétel mellé írd oda, honnan kellene jönnie, és ki kéri be.
- A papíron kapott számlát fényképezd le aznap, és tedd ugyanabba a havi mappába.
- Nézd meg a NAV Online Számla felületét is: a nevedre kiállított számlák adatai ott lekérdezhetők (NAV Online Számla, 2026), így a hiánylistát a kiállított számlákkal is össze tudod vetni.
A számla tartalmi elemeit az áfatörvény írja elő (Áfa tv., Nemzeti Jogszabálytár, 2007); ha egy beérkező számla hiányos, azt a könyvelőd jelzi, és a hiánylistára ugyanúgy felkerül.
A könyvelők oldaláról az AI a könyvelőirodában cikk szól. Egy másik saját eset a belső ügyviteli rendszer, a többi az AI-bevezetés esettanulmányai között.
A jövő héten egy dolgot nézz meg: hány különböző helyről érkezett hozzád számla az elmúlt hónapban.
Gyakori kérdések
Elküldi a rendszer magától a csomagot a könyvelőnek?
Nem. A rendszer összegyűjti a számlákat, elkészíti a hiánylistát és a partnereknek szóló levelek piszkozatát, de a feltöltés és a küldés emberi döntés marad. A könyvelőnek átadott csomagért a cég felel, ezért az utolsó lépést a tulajdonos maga teszi meg, miután átnézte.
Mi a teendő a papíron kapott számlával?
Lefényképezed, és a fotó ugyanabba a havi gyűjtésbe kerül, mint a levélben és a portálon érkezett számla. Hogy a fotó elég-e, vagy az eredeti papírt is meg kell őrizni, azt a könyvelőddel érdemes tisztázni, mert ez a bizonylat típusától és a cég gyakorlatától függ.
Kell-e ehhez külön szoftvert venni?
Ennél a munkánál nem kellett. A meglévő levelezőből, a szolgáltatói portálokról és a könyvelő listájából dolgozott a rutin, és néhány rövid script végzi az ismétlődő lépéseket. A nagyobb munka a rutin leírása volt: mi jön honnan, ki kéri be, és mikor számít egy tétel hiányzónak.
Források
- 2000. évi C. törvény a számvitelről – Nemzeti Jogszabálytár, 2026-10-21-i állapot.
- 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról – Nemzeti Jogszabálytár, 2026-10-21-i állapot.
- NAV Online Számla rendszer – Nemzeti Adó- és Vámhivatal, 2026.